Highlight.ID – Waktu berjalan terasa lebih lambat daripada biasanya ketika rapat. Apakah kamu pernah merasakannya? Jika ya, maka kamu tidak sendirian. Rapat yang membosankan membuat siapapun yang terlibat di dalamnya berharap ia segera selesai. Tentu saja, ini membuat waktumu menjadi tidak produktif dan mood-mu memburuk. Akibatnya, kinerjamu juga akan ikut terganggu.
Pada prinsipnya, rapat adalah hal yang penting namun dapat dengan mudah jadi membosankan. Rapat membosankan ibarat pandemi yang terjadi di berbagai sektor, di belahan dunia manapun. Entah itu di sekolah, kantor, kampus atau dunia internet lewat aplikasi konferensi video, rapat membosankan sering kita temui.
Sebaliknya, rapat yang menarik dan penuh energi positif bisa membuatmu lebih bersemangat mengikutinya. Meski relatif jarang terjadi namun itu bukan berarti mustahil diciptakan. Sebelum menciptakan rapat yang lebih menarik, kamu perlu memahami beberapa alasan kenapa rapat berlangsung membosankan.
Penyebab Rapat Membosankan
1. Terlalu panjang
Tidak ada batasan yang baku tentang berapa lama rapat berlangsung. Pertanyaannya, berapa lama waktu yang ideal untuk rapat? Meski tidak ada aturan standar, rapat seharusnya tidak berlangsung lama. Waktu ideal rapat berkisar sekitar 30 hingga 45 menit namun bisa saja lebih dari itu.
Durasi rapat sangat bergantung pada kompleksitas topik yang dibicarakan. Semakin rumit dan berat topik yang dibahas maka kemungkinan rapat akan memakan waktu lebih lama. Rapat akan makin membosankan apabila kamu tak mengetahui kapan ini akan berakhir.
Rapat yang tidak dimulai tepat waktu karena ada yang telat juga berpotensi besar membuatmu merasa bosan. Apakah kamu familiar dengan kejadian menyebalkan seperti itu yang sering terjadi di negara Indonesia?
2. Kurang persiapan
Kesibukan membuat seseoramg seringkali tidak mempersiapkan diri untuk rapat dengan baik. Orang tidak paham apa yang harus dibicarakan dalam rapat sehingga ini membuat peserta lain ingin segera pergi meninggalkannya.
Baca Juga:
Pengertian Konferensi Beserta Tujuan & Jenis-jenisnya
Kurangnya persiapan juga membuat rapat tidak berjalan seperti seharusnya. Banyak hal-hal penting yang bisa saja terlewatkan sehingga membuat rapat berjalan lamban atau bahkan tidak memberikan hasil sama sekali.
3. Pembahasan bertele-tele
Dalam rapat, kamu mungkin pernah menemui orang yang banyak berbicara tapi kamu tidak menemukan inti pembicaraannya. Orang itu hanya berbicara ‘ngalor ngidul’ namun kamu tidak mengetahui dengan jelas arahnya ke mana. Tentu saja, orang itu membuat rapat jadi membosankan.
4. Topik pembahasan tidak jelas
Rapat memang penting tapi bisa berbalik menjadi tidak penting jika ini tidak memiliki urgensi dan kepentingan yang jelas. Banyak rapat yang diadakan hanya sebagai formalitas semata, menjadikannya sebagai ajang untuk berkumpul-kumpul dan bersenda gurau. Tentu ini sangat tidak efektif. Ikuti rapat hanya jika kamu mengetahui apa yang hendak dibahas.
Cara Membuat Rapat Lebih Menarik
Rapat yang menarik membantu memicu keterlibatan para peserta, baik itu karyawan atau anggota organisasi. Ia juga dapat mendorong lahirnya pemecahan masalah, ide-ide baru, dan pemikiran inovatif. Peserta yang hadir dalam rapat bakal lebih antusias mengikutinya.
1. Ganti tempat rapat
Rapat di dalam ruangan yang sempit membuat siapapun merasa tidak betah. Gunakan cara yang tidak konvensional dengan mengadakan rapat di luar ruangan. Tidak perlu jauh-jauh, kamu bisa mengadakan rapat di teras atau halaman kantor jika ini tersedia.
Saat ini, banyak orang melakukan rapat secara informal dengan mitra atau klien di kafe atau kedai kopi. Ini sering kamu temui terutama di daerah urban perkotaan. Meski demikian, hasil rapat yang maksimal harus tetap menjadi prioritas utama.
2. Gunakan alat visual
Materi yang disampaikan dalam rapat umumnya berbentuk presentasi. Orang akan cepat bosan jika presentasi yang disampaikan hanya berupa teks. Untuk mengatasinya, gunakan elemen-elemen visual seperti grafik, ilustrasi, foto atau video yang lebih menarik untuk disimak.
Alat visual berguna membantu peserta memahami topik yang disampaikan. Kamu bisa memakai fitur-fitur yang ada di aplikasi pengeditan presentasi. Gunakan pula sedikit animasi untuk menambah interaktivitas presentasi.
3. Libatkan peserta
Dalam rapat, ada satu atau bebeapa pembicara yang dominan menyampaikan materi. Ini akan membuat peserta cepat bosan dan mengantuk. Konsentrasi mereka akan berkurang secara drastis jika materi disampaikan terlalu lama.
Sampaikan hal-hal penting sesingkat mungkin. Lalu dilanjutkan dengan diskusi agar setiap peserta merasa terlibat. Sesi diskusi adalah cara agar rapat lebih interaktif, tidak berjalan satu arah. Beri kesempatan kepada siapapun untuk mengutarakan ide dan pendapatnya. Kemudian, minta rekan lain untuk memberikan tanggapan.
4. Gunakan humor
Ada kalanya, humor memegang peran signifikan dalam rapat. Tujuannya untuk mengurangi ketegangan yang mungkin dialami peserta. Kamu tahu sendiri, rapat kebanyakan secara keseluruhan berjalan serius. Ini bisa membuat orang cepat merasa lelah.
Untuk membantu peserta mengurangi stres dan mengembalikan energi positifnya dengan tersenyum atau tertawa, sedikit humor diperlukan. Namun demikian, siapapum harus tahu batasan-batasan agar humor yang dilontarkan tidak keterlaluan. Meski ada sedikit humor, ini tidak mengurangi esensi rapat.
5. Atur waktu
Agar rapat tidak berlarut-larut, atur rapat berdasarkan waktu 15 menit. Misalnya rapat selama 15, 30, 45 atau 60 menit. Jangan melebihi dari waktu tersebut. Jika rapatnya lama, pastikan kamu membaginya menjadi beberapa sesi dengan waktu istirahat di antara satu sesi dengan sesi selanjutnya. Ini bertujuan agar tidak terjadi overlapping dan memberi kesempatan para peserta untuk mengambil nafas sejenak.
Jangan menunggu orang lain yang datang terlambat. Karena itu malah membuat rapat molor dari waktu yang telah ditentukan. Biasakan disiplin dengan memulai rapat tepat waktu. Mereka yang datang terlambat bisa menanyakan hal-hal yang terlewatkan di luar rapat.
6. Hindari basa basi
Karena kita makhluk sosial, ada waktu terutama di awal rapat ketika seseorang menyapa rekannya. Namun perlu diperhatikan, ini tidak perlu waktu lama karena tegur sapa yang lama bisa mengarahkan pada pembicaraan basa basi yang tidak penting.
Jika memang ingin mengobrol panjang lebar dengan rekan, lakukan di luar jadwal meeting. Ada banyak kesempatan yang lebih tepat untuk ngoborol lama seperti di kantin sambil minum kopi dan makan camilan misalnya.
Baca Juga:
Tujuan Rapat Bagi Perusahaan & Organisasi
Bicarakan hanya yang penting-penting saja saat rapat. Ini bisa meminimalisasi waktu yang terbuang. Pertimbangkan pula untuk mengundang orang penting saja ke rapat tanpa mengurangi peran mereka yang tidak diundang. Apalagi, orang akan lebih cepat bosan bila ia tidak paham dengan apa yang dibahas dalam rapat.
7. Siapkan makanan & minuman ringan
Membawa suguhan berupa makanan dan minuman ke dalam rapat tatap muka adalah trik paling kuno yang pernah ada. Namun cara itu masih terus digunakan hingga sekarang karena setiap orang menyukainya. Dulu, donat dan kopi adalah kombinasi yang sering disajikan dalam rapat.
Namun ternyata, campuran gula dan kafein dalam kopi tidak baik bagi kesehatan tubuh. Sebagai gantinya, sediakan camilan kaya protein yang bisa membantu meningkatkan kewaspadaan dan konsentrasi.
8. Akhiri rapat lebih awal
Pada dasarnya, semakin sebentar rapat, semakin bagus. Kamu mungkin akan sedikit kaget melihat reaksi peserta rapat yang merasa gembira jika rapat cepat rampung. Kelegaan mereka tergambar dari ekspresi wajah dan bahasa tubuhnya.
Rapat yang lebih cepat selesai dari jadwal yang ditentukan memastikan bahwa kamu sangat menghargai waktu mereka. Ada kemungkinan mereka lebih antusias untuk menghadiri rapat selanjutnya. Rapat yang berakhir lebih awal menandakan bahwa ia berjalan dengan efisien.
