
Highlight.ID – Semenjak merebaknya pandemi Covid-19, banyak event yang telah dijadwalkan mengalami penundaan atau bahkan pembatalan. Ini terjadi karena adanya berbagai pembatasan kegiatan masyarakat berupa larangan untuk berkerumun baik di luar maupun dalam ruangan. Tentu aturan-aturan yang membatasi ini membuat perusahaan maupun organisasi harus membuat inovasi.
Situasi tersebut melahirkan fenomena baru di mana banyak kegiatan dilangsungkan secara virtual. Orang masih tetap dapat melakukan meeting atau menghadiri acara lainnya melalui smartphone atau komputer. Namun sejak pandemi mereda, berbagai macam event mulai diselenggarakan secara fisik tanpa menghilangkan acara virtual. Sejak saat itulah, hybrid event mulai populer dan sering dilakukan oleh penyelenggara acara.
Apa itu Hybrid Event?
Makna hybrid event berkesan langsung, acara yang mengombinasikan antara pertemuan tatap muka dengan elemen digital. Acara tersebut disesuaikan dengan audiens untuk mengoptimalkan pengalaman. Namun realitanya, acara hybrid lebih kompleks dari itu.
Tantangannya, acara hibrida harus mampu mendorong audiens untuk aktif terlibat di dalamnya. Ini berarti bahwa audiens tak hanya sekadar menonton secara pasif tapi juga melakukan berbagai tindakan nyata untuk meningkatkan jangkauan acara dan memberikan informasi.
Setiap acara hibrida baik tatap muka ataupun virtual didesain dan dipersonalisasi secara spesifik untuk mendorong eksplorasi dan tindakan. Audiens yang hadir secara langsung mendapatkan pengalaman berkesan sementara mereka yang hadir virtual bisa menciptakan koneksi baru dan mengeksplorasi kontenmu.
Baca Juga:
SPG Event dan SPG Reguler, Kenali Perbedaannya
Jenis-jenis Hybrid Event
Internal Hybrid Event
Acara internal yang dilakukan secara online dan offline memberikan manfaat bagi pemangku kepentingan perusahaan termasuk pimpinan, karyawan, staf, dan lainnya. Sebagian besar perusahaan hampir tidak mungkin untuk mengumpulkan semua stakeholders untuk rapat dalam satu ruangan. Buat acara di sebuah ruangan yang dihadiri sebagian di antara mereka sementara yang lainnya hadir secara virtual lewat tayangan langsung (live streaming).
External Hybrid Event
Kamu bisa menjangkau berbagai pihak di luar perusahaan lewat acara hibrida. Mereka termasuk klien, pelanggan, prospek, mitra bisnis, dan sebagainya. Acara hibrida memungkinkan mereka untuk secara lebih leluasa hadir tanpa batasan tempat.
Manfaat Hybrid Event
1. Menghemat biaya
Acara hibrida secara signifikan mengurangi biaya penyelenggaraan maupun keikutsertaan. Hal umum di seluruh dunia yang sekarang terjadi adalah karyawan dan pebisnis yang bekerja dari rumah.

2. Fleksibilitas lebih besar
Acara hibrida memungkinkan audiens yang tak bisa hadir di tempat karena berbagai halangan bisa mengikuti acaramu. Tentu ini membuat acaramu lebih dikenal karena kemungkinan besar akan ada orang yang terlibat di dalamnya.
Kamu akan menyiarkan langsung setiap sesi acara untuk disaksikan oleh peserta virtual. Ini memungkinkanmu untuk merekam sesi tersebut dan mempublikasikannya setelah acara. Dengan demikian, peserta yang tidak hadir masih tetap bisa mengikutinya. Atau, mereka yang ingin menonton kembali bisa memutar ulang videomu.
3. Sponsorship lebih kuat
Acara hibrida dihadiri oleh pengunjung di tempat dan peserta virtual sekaligus. Ini artinya, acara hibrida mampu menjangkau lebih banyak orang daripada acara yang bukan hibrida. Audiens lebih banyak memberikan nilai tambah acaramu yang berpotensi mendatangkan sponsorship. Nilai inilah yang membuat sponsor tertarik mendanai acaramu.
Baca Juga:
Mengenal MICE: Manfaat Meeting, Incentive, Conference, & Exhibition
4. Mengoleksi data & metriks berharga
Manfaat paling penting dari acara hibrida salah satunya ialah data dan wawasan (insights) yang kamu kumpulkan. Data tersebut bisa kamu peroleh melaui berbagai kanal seperti survei, registrasi, dan acara kompetisi. Pastikan kamu menyediakan platform di mana audiens dapat memasukkan informasi tentang mereka.
Informasi penting yang bisa kamu peroleh misalnya nama, alamat rumah, nomor kontak, email, dan lainnya. Mereka juga bisa mengisikan informasi penting seperti produk apa yang sering digunakan beserta alasannya. Lewat pengumpulan data, kamu bisa mendapatkan wawasan (insights) konsumen yang berguna untuk menentukan strategi pemsasaran di masa datang.
5. Pengembalian investasi yang ditingkatkan
Setiap acara yang kamu buat tentu mempunyai tujuan-tujuan pemasaran baik jangka pendek maupun panjang. Acara hibrida memungkinkanmu meningkatkan pengembalian investasi dengan adanya sponsor, jangkauan global, dan audiens lebih besar.
Peserta yang berada di luar daerah atau negeri dapat menghadiri acaramu. Mereka kemungkinan mempunyai keinginan untuk mencari supplier, menanamkan investasi, dan melakukan berbagai deals bisnis. Ini berarti akan ada banyak transaksi yang terjadi di acaramu.
6. Meningkatkan jangkauan & kehadiran
Acara hibrida memungkinkanmu menjaring lebih banyak peserta dan meningkatkan jangkauan pada saat bersamaan. Sebuah penelitian mengungkapkan fakta bahwa peserta virtual yang disurvei tidak mempunyai maksud untuk menghadiri acara secara langsung.
Ini terjadi karena dua alasan utama. Pertama, mereka tidak yakin tentang manfaat menghadiri acara secara langsung. Kedua, adanya batasan geografis yang tidak memungkinkan mereka untuk bepergian.
Platform hybrid event menghadirkan peluang bagus bagi tuan rumah acara untuk menangkap pemirsa baru. Selain itu, acara hibrida mampu menjangkau orang-orang yang tadinya tidak tertarik dengan acara tersebut. Sementara penyelenggara acara mengharapkan adanya peningkatan kehadiran fisik di acara mendatang.
7. Keterlibatan lebih besar
Unsur paling penting untuk menciptakan acara hibrida yang sukses ialah keterlibatan (engagement). Pada prinsipnya, inilah yang membedakan acara hibrida dengan menonton video di YouTube. Pemirsa tidak hanya sekadar menonton secara online tapi juga dapat ikut ambil bagian melalui ponsel atau komputer dengan memberikan reaksi atau umpan balik (feedback) terhadap kontenmu.
Keterlibatan dapat ditingkatkan dengan menggabungkan elemen virtual ke acara langsung baik selama maupun setelah acara. Baik melalui smartphone atau komputer, pemirsa bisa melakukan berbagai hal seperti mengonsumsi konten, menyukai, berbagi, berkomentar, berbicara, dan lainnya dengan mengakses fitur-fitur yang ada.
Kamu bisa meningkatkan engagement audiens misalnya dengan mengadakan polling secara langsung. Cara lain, kamu bisa menyediakan sesi tanya jawab yang memungkinkan peserta bertanya kepada panelis lalu mendapatkan jawaban secara instan. Kamu juga bisa menyiapkan area pertemuan khusus untuk melakukan networking kepada peserta yang hadir langsung maupun secara virtual.
8. Memenuhi kebutuhan audiens yang berubah
Berkembangnya ranah digital membuat audiens mempunyai keinginan yang lebih beragam. Pada umumnya, mereka membutuhkan acara yang lebih interaktif dan menghibur tanpa harus pergi dari rumah. Kebutuhan ini makin nyata seiring majunya industri eCommerce yang memungkinkan konsumen berbelanja secara online dengan mudah.
Acara hibrida mampu menawarkan itu semua. Hanya dengan mengakses aplikasi atau platform menggunakan smartphone atau komputer, siapapun bisa mengikuti acara yang kamu selenggarakan. Pada saat yang bersamaan, ini akan mengurangi dampak lingkungan akibat polusi dan sampah.