Highlight.ID – Sebuah perusahaan tidak peduli seberapa besar atau kecil ukurannya selalu membutuhkan pertemuan bisnis. Ada banyak alasan diadakannya pertemuan bisnis tetapi umumnya untuk mengawasi aktivitas perusahaan, mendiskusikan masalah, mengumpulkan ide, menetapkan tujuan, dan membuat keputusan bersama..
Pertemuan bisnis penting untuk membangun tim, mendorong partisipasi, memupuk kebersamaan, dan memperkuat semangat tim. Siapa pun di perusahaan termasuk direktur, eksekutif, staf manajemen, dan karyawan tidak dapat mengabaikan pertemuan bisnis. Oleh karena itu, tantangan yang dihadapi perusahaan adalah bagaimana mengadakan rapat seefektif mungkin.
Sebagian besar, pertemuan bisnis diadakan di kantor. Namun, pertemuan bisnis juga dapat dilakukan di tempat yang tidak terlalu informal seperti di kafe atau restoran. Selain pertemuan tatap muka, pertemuan bisnis juga dapat dilakukan secara virtual dengan menggunakan perangkat digital.
Pertemuan bisnis dapat melibatkan pihak internal atau mitra perusahaan. Peluang untuk membahas masalah dengan serius hanya ditemukan dalam pertemuan bisnis. Tetapi untuk menjalankan rapat bisnis dengan sukses, kamu perlu memahami berbagai jenis rapat dan tujuannya.
Rapat bisnis membahas topik yang dapat bervariasi tergantung pada jenisnya. Beberapa jenis pertemuan bisnis yang paling umum meliputi:
- Rapat pemecahan masalah,
- Pertemuan informasi,
- Rapat pengambilan keputusan,
- Rapat evaluasi,
- Rapat pembentukan tim,
- Rapat update status.
Tips Menjalankan Rapat Bisnis
Rapat bisnis yang produktif berdampak positif bagi perusahaan dan meningkatkan motivasi karyawan. Di sisi lain, setiap perusahaan harus menghindari rapat yang dilaksanakan dengan buruk karena ini akan membuang waktu, uang, dan tenaga. Oleh karena itu, kamu perlu melakukan persiapan terstruktur dan tindakan terencana untuk mencapai pertemuan bisnis produktif yang sepadan dengan waktu dan energi siapapun.
1. Tetapkan tujuan yang jelas
Pertama-tama, kamu harus memiliki alasan kuat untuk mengadakan pertemuan bisnis. Ini akan memandumu untuk menentukan tujuan rapat dengan lebih jelas. Pada dasarnya, setiap pertemuan itu baik asalkan memiliki tujuan yang masuk akal. Ini memberimu visi yang jelas tentang apa yang ingin kamu dan tim capai bersama.
Setelah kamu menentukan tujuan rapat khusus, kamu perlu memberi tahu anggota yang ingin kamu libatkan. Dengan begitu, tim akan lebih antusias menghadiri rapat. Tujuan rapat bisnis bisa apa saja, mulai dari membahas kinerja perusahaan hingga membuat keputusan bersama.
2. Buat agenda rapat
Kamu tidak mengadakan pertemuan bisnis hanya untuk sekedar berkumpul dan mengobrol santai tanpa arah yang jelas. Oleh karena itu, buatlah rencana pertemuan yang mendetail yang mencakup beberapa topik yang akan dibahas. Rencana pertemuan perlu menyertakan durasi setiap mata pelajaran agar pertemuan lebih menghemat waktu.
Selain itu, kamu perlu memastikan bahwa setiap peserta mengetahui agenda rapat sehingga mereka dapat memanfaatkan rapat dengan maksimal. Agenda rapat sangat penting untuk dipersiapkan agar semua peserta memiliki persiapan yang cukup.
Baca Juga:
Jenis-jenis Rapat Virtual untuk Tingkatkan Produktivitas Bisnis
3. Dorong semua peserta untuk berpartisipasi
Jika kamu jeli, beberapa peserta mungkin tidak memberikan kontribusi nyata pada rapat. Hal ini dapat menimbulkan dilema karena pada dasarnya mereka diajak untuk berpartisipasi aktif baik dengan mengemukakan pendapat maupun mengajukan pertanyaan.
Untuk itu, kamu perlu mendorong setiap audiens untuk membagikan pemikiran dan ide mereka. Namun, kamu juga harus mempertimbangkan durasi rapat dan jumlah peserta. Pertemuan bisnis yang ideal memberikan kesempatan bagi sebagian besar, jika tidak semua, peserta untuk menambah nilai yang berarti.
4. Tepat waktu
Mungkin terdengar tidak menyenangkan bahwa karyawan pada umumnya tidak terlalu tertarik dengan pertemuan bisnis, tetapi inilah kenyataannya. Dengan meyakini asumsi ini, kamu tidak mengadakan rapat yang terlalu lama karena akan membuat semua orang bosan. Hal yang sama bisa saja terjadi saat mereka menunggu rapat dimulai.
Oleh karena itu, kamu harus memulai dan mengakhiri rapat tepat waktu. Mulai rapat sesuai jadwal meskipun ada peserta yang mungkin terlambat. Di sisi lain, rapat harus segera diakhiri sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Ini akan melatih disiplin bagi semua orang dan mendorong mereka untuk lebih menghargai waktu.
5. Atur suasana
Pertemuan bisnis sangat penting untuk kemajuan perusahaan. Namun bukan berarti semua pertemuan harus dilakukan dalam suasana yang sangat serius. kamu dapat memutuskan apakah pertemuan itu formal atau kurang formal. Hal ini bertujuan untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang bagaimana pertemuan tersebut akan berlangsung.
Tingkat formalitas pertemuan akan mempengaruhi interaksi setiap peserta. Siapa tahu, mengadakan rapat di luar kantor dengan suasana yang lebih segar malah bisa memicu seseorang untuk mengeluarkan ide-ide terbaiknya.
