Highlight.ID – Konferensi termasuk bagian dari industri MICE (Meetings, Incentives, Conferences, & Exhibitions) yang diselenggarakan oleh suatu organisasi untuk membahas suatu topik tertentu. Umumnya, konferensi digelar di tempat yang luas dan dihadiri oleh sejumlah orang dengan minat yang sama.
Mereka yang hadir dalam konferensi berasal dari berbagai latar belakang seperti akademisi, ilmuwan, politisi, pejabat pemerintah, pebisnis, dan ahli. Selain itu, wartawan biasanya juga hadir untuk meliput kegiatan dan menyebarluaskan berita kepada masyarakat luas.
Sedikit menengok ke belakang, tepatnya pada 23 Agustus 1949, Indonesia mencatatkan sejarah dengan digelarnya Konferensi Meja Bundar (KMB) di Den Haag, Belanda. KMB yang melibatkan sejumlah negara berlangsung menetapkan beberapa keputusan yang ditandatangani pada 2 November 1949. Peristiwa penuh dengan nilai historis itu menekankan pentingnya konferensi sebagai salah satu cara untuk merundingkan sesuatu dan mengambil keputusan bersama.
Apa itu Konferensi?
Konferensi adalah pertemuan orang-orang dengan minat yang sama untuk mendiskusikan masalah, ide, dan pekerjaan yang menjadi perhatian bersama. Tak hanya bertemu dan berdiskusi, lewat pertemuan tersebut, para peserta berupaya untuk menyatukan visi dan mengambil keputusan. Ini juga bisa berarti adanya solusi untuk memecahkan suatu masalah.
Tempat atau venue diadakannya konferensi umumnya di sebuah tempat yang berada di luar lingkungan pekerjaan. Ini bertujuan agar setiap peserta dapat lebih fokus pada topik tanpa ada gangguan. Tempat di mana konferensi sering dilakukan seperti hall atau ballroom yang berada di hotel atau convention center. Bahkan, ada konferensi tingkat tinggi (KTT) yang dilangsungkan di negara lain seperti KTT ASEAN, KTT G7, KTT G20, dan lainnya.
Isi atau struktur konferensi dapat bervariasi termasuk presentasi dari panelis berupa kuliah, tayangan slide atau film, diskusi panel, lokarya, dan pengalaman interaktif. Konferensi juga bisa menampilkan pameran berupa poster atau karya grafik lainnya yang bisa dinikmati hadirin.
Baca Juga:
Tujuan Rapat Bagi Perusahaan & Organisasi
Munculnya Telekonferensi
Berkembangnya internet, memunculkan konferensi yang dilangsungkan jarak jauh atau disebut dengan istilah telekonferensi. Melalui jaringan internet, peserta bisa mengikuti telekonferensi tanpa harus meninggalkan rumah atau kantor. Telekonferensi juga memungkinkan pertemuan dihadiri oleh lebih banyak orang tanpa adanya batasan jarak.
Tujuan Konferensi
1. Membangun komunitas
Umumnya, konferensi melibatkan banyak orang yang mempunyai minat yang sama. Ini menjadi kesempatan bagi penyelenggara untuk membentuk komunitas.
Lewat pertemuan-pertemuan yang dilaksanakan secara langsung, komunitas secara perlahan akan terbangun. Di sisi lain, peserta dapat masuk dalam komunitas di mana ia dapat berkenalan dan bertukar pikiran atau pengalaman dengan orang lain yang minatnya sama.
2. Meningkatkan kompetensi
Konferensi memfasilitasi hadirin dengan berbagai kegiatan menarik dan edukatif. Salah satunya yakni diskusi atau workshop yang menghadirkan pembicara berpengalaman.
Hadirin dapat meningkatkan pengetahuan dan wawasan dengan materi-materi yang disampaikan panelis. Pengetahuan tersebut sangat berguna untuk meningkatkan kualitas diri peserta. Banyak orang-orang profesional dengan jabatan tinggi yang menghadiri konferensi menunjukkan bahwa mereka tetap punya semangat untuk terus belajar.
3. Mengikuti perkembangan terkini
Berbagai industri mengalami kemajuan yang begitu pesat. Hal ini membuat orang akan mudah ketinggalan dalam banyak aspek. Memang, ada internet yang memudahkanmu memperoleh informasi. Namun, informasi di internet terlalu banyak di mana itu justru berpotensi membuatmu kebingungan.
Lewat konferensi yang menghadirkan para pakar, kamu akan mendapatkan banyak insight sebagai bekal untuk menghadapi tantangan yang ada. Para pakar biasanya sudah teruji mengatasi berbagai rintangan sehingga pengalaman mereka yang relevan dengan kondisi saat ini sangat berharga bagi hadirin.
4. Membangun sinergi
Konferensi adalah momen di mana banyak orang yang meski punya minat yang sama tapi latar belakangnya berbeda-beda. Misalnya konferensi yang membahas tentang pariwisata yang mendatangkan pebisnis, pejabat pemerintah atau asosiasi profesional.
Masing-masing pihak itu dapat bertemu dalam konferensi untuk menjalin kerja sama dan kolaborasi strategis. Berbagai ide maupun wacana yang diungkapkan dapat menjadi katalisator demi masa depan yang lebih baik.
5. Membuka peluang baru
Bertemunya orang-orang dalam suatu kesempatan merupakan kesempatan untuk terjadinya deals bisnis, kerja sama, perjanjian atau kesepakan. Ini berarti peluang untuk memajukan suatu industri semakin terbuka lebar.
Contoh Konferensi
- Konferensi akademik: Pertemuan ilmuwan dan akademisi untuk mempresentasikan hasil riset atau di mana workshop dilangsungkan.
- Konferensi bisnis: Pertemuan yang melibatkan sejumlah orang dalam perusahaan atau industri yang sama untuk membahas peluang dan tren terbaru berkaitan dengan industri terkait.
- Konferensi perdagangan: Berlangsung dalam skala lebih besar, ini menarik para pebisnis maupun khalayak luas untuk menjalin networking, mencari vendor, dan kepentingan bisnis lainnya.
- Konferensi pers: Pertemuan yang menghadirkan jurnalis/wartawan dari media massa yang kredibel di mana mereka mendapatkan informasi secara langsung tentang suatu topik tertentu dari narasumber.
- Unconference: Berbeda dengan konferensi tradisional, ini menghindari biaya tinggi, hierarki organisasi atasan-bawahan dan presentasi yang disponsori. Hadirin mempunyai pengetahuan yang relatif sama tentang topik, terlibat dalam diskusi terbuka.
Jenis-jenis Konferensi
Simposium
Bertemunya para ahli di bidang tertentu untuk membicarakan dan mempresentasikan makalah disebut dengan simposium. Hadirin dapat membuat rekomendasi untuk tindakan tertentu. Simposium menghadirkan sejumlah pembicara yang masing-masing menyampaikan pidato singkatnya.
Terdapat pihak-pihak yang terlibat dalam simposium termasuk pembicara utama, penyanggah, moderator,, dan peserta yang menyaksikan jalannya acara. Tak hanya menonton, peserta juga bisa ikut aktif berpartisipasi dengan memberikan pertanyaan kepada panelis. Biasanya, simposium diakhiri dengan diskusi panel.
Colloquium
Colloquium adalah turunan bahasa Latin yang mengacu pada pertemuan yang biasanya bersifat akademis atau lebih populer dengan istilah seminar. Setiap pertemuan, pembicara seperti akademisi, praktisi atau pejabat menyampaikan kuliah dengan topik yang berbeda-beda. Setelah mereka penyampaian materi oleh pembicara, lalu ada sesi forum atau tanya jawab.
Baca Juga:
Jenis-jenis Event Marketing Paling Tepat untuk Majukan Bisnismu
Tujuan seminar di antaranya yakni untuk menangani masalah yang sedang berkembang saat ini melalui studi dilanjutkan dengan debat dan pertemuan untuk merumuskan kebijakan.
Workshop
Menyelenggarakan workshop (lokakarya) merupakan cara untuk mengembangkan keterampilan dan kemampuan seseorang. Adapun keterampilan yang dipelajari bermacam-macam, biasanya disesuaikan dengan kebutuhan industri. Berbeda dengan pertemuan lainnya yang bersifat teoritis, lokakarya sifatnya lebih praktis mana peserta bisa memperoleh suatu keterampilan atau keahlian.
Workshop juga mencakup diskusi untuk membahas suatu masalah dan cara penanganannya. Banyak perusahaan mengirimkan karyawannya untuk mengikuti lokakarya agar kualifikasinya semakin meningkat. Berbeda dengan training (pelatihan), workshop biasanya berjalan lebih singkat, sekitar 1 hingga beberapa hari.
Roundtable Discussion
Diskusi meja bundar merupakan percakapan terorganisasi dengan sejumlah pihak termasuk moderator, beberapa pembicara terpilih, dan audiens. Para pembicara secara merata menyampaikan perspektifnya tentang suatu masalah, sementara audiens menyimak dan bisa bertanya apabila diberikan kesempatan.
Terdapat macam-macam diskusi meja bundar yang bisa diselenggarakan yakni diskusi meja bundar perorangan, diskusi meja bundar virtual, dan diskusi meja bundar CEO (chief executive officer). Setiap diskusi meja bundar itu bisa dipilih berdasarkan kebutuhan dan tujuan.
 yang diselenggarakan oleh suatu organisasi.){kind=link}