Tujuan Rapat Bagi Perusahaan & Organisasi

Highlight.ID – Dalam berorganisasi entah itu di sekolah, kampus, kantor atau masyarakat, rapat (meeting) merupakan satu kegiatan yang rutin dilakukan. Kamu yang aktif dalam organisasi tentu pernah mengikutinya. Tujuan rapat ada bermacam-macam, umumnya membahas suatu topik tertentu.

Pada dasarnya, rapat mempunyai tujuan yang baik selama dilakukan secara proporsional. Sebaliknya, rapat akan berbalik menjadi hal yang terkesan membuang-buang waktu apabila terlalu sering dilakukan dan tidak mempunyai arah yang jelas. Sebelum membahas lebih jauh tentang rapat, kamu perlu tahu dulu, apa sih pengertian rapat?

Definisi Rapat

Rapat merupakan kegiatan yang sering dilakukan apalagi jika kamu aktif dalam organisasi seperti Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS), Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM), organisasi kemasyarakatan (ormas), dan lainnya. Para pekerja kantoran maupun orang profesional juga sering mengikuti rapat untuk membicarakan hal-hal terkait pekerjaan.

Karena rapat sangat lekat dalam kehidupan sehari-hari, alangkah baiknya kamu memahami definisi rapat yang dirangkum dari berbagai sumber.

Menurut KBBI

“Pertemuan (kumpulan) untuk membahas sesuatu.”

“Sidang untuk membahas masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi.”

“Pertemuan staf untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.”

Menurut Wikipedia

“Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan.”

“Kumpulan sekelompok orang yang bersifat formal dengan melibatkan empat orang atau lebih dengan tujuan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, dan pemberian motivasi.”

Baca Juga:
Mengenal MICE: Panduan Meeting, Incentive, Conference, & Exhibition

Menurut Wursanto

“Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi baik swasta maupun pemerintah.”

Tujuan Rapat

Penyelenggaraan rapat memerlukan perencanaan yang matang. Satu hal yang perlu dipikirkan yakni setiap peserta harus mengetahui apa alasan rapat dilaksanakan. Ini dimaksudkan agar setiap peserta dapat mempersiapkan diri sebaik mungkin sehingga rapat memberikan hasil yang optimal.

Untuk membantu mengklarifikasi tujuan rapat, kamu perlu mengajukan beberapa pertanyaan:

• Apa yang ingin kamu capai dalam rapat
• Apa konsekuensinya jika tidak melaksanakan rapat segera?
• Siapa saja yang terlibat dalam rapat?
• Apa yang dibahas dalam rapat?
• Apa indikator rapat sukses atau gagal diselenggarakan?

1. Menyampaikan informasi/data

Mengadakan rapat secara teratur bersama anggota tim terkait bertujuan agar mereka mendapatkan informasi paling aktual dan valid. Kamu bisa membahas perkembangan terkini dari suatu proyek dan hal-hal apa yang sudah atau belum tercapai.

Rapat akan semakin terarah jika peserta menyiapkan data berkaitan dengan proyek. Kamu bisa mengetahui data secara lebih jelas melalui teks atau grafis yang disampaikan dalan rapar.

2. Mendiskusikan topik spesifik

Agar rapat lebih terarah dan efisien, kalian perlu menentukan topik beserta sub topik yang akan didiskusikan bersama. Ini berguna agar topik pembahasan tidak melebar ke mana-mana yang malah membuat waktu terbuang percuma.

Pemimpin rapat harus tegas mengingatkan apabila ada peserta bicara di luar topik. Topik dapat berkisar seputar progress proyek yang sedang berjalan atau tujuan-tujuan pemasaran yang ingin dicapai.

3. Mendapatkan masukan

Masukan dari setiap anggota sangat berarti untuk memperoleh ide-ide baru atau inovasi. Sesi brainstorming mendorong peserta untuk mendengarkan pendapat peserta lain dan mengungkapkan pendapat pribadi. Saling menghormati pendapat orang lain adalah kunci sukses sebuah rapat.

4. Membuat keputusan bersama

Ada kalanya, pimpinan perusahaan harus membuat keputusan yang dapat mempengaruhi sebuah departemen atau perusahaan secara keseluruhan. Rapat menjadi kesempatan bagi anggota tim untuk memberikan sejumlah opsi agar keputusan dapat diterima oleh semua pihak. Opsi-opsi yang disampaikan perlu disaring dulu kemudian dipilih yang terbaik.

Baca Juga:
Cara Mudah Jadi Moderator Diskusi yang Baik

5. Mencari solusi

Perusahaan pasti menghadapi berbagai tantangan yang membuatnya harus melakukan suatu tindakan cepat. Namun, tindakan itu tak bisa dilakukan secara sephak dan asal-asalan. Oleh sebab itu, rapat berguna agar anggota mampu mengeluarkan keterampilan pemecahan masalah. Dengan begitu, rapat bisa menghasilkan solusi yang efektif.

6. Membangun kerja sama

Setiap karyawan mempunyai spesialisasi dan keahlian yang bervariasi. Mereka juga mempunyai perspektif berbeda sesuai profesinya. Rapat mempertemukan individu dari berbagai departemen sehingga kerja sama yang solid dapat dibangun.

7. Memberikan motivasi

Operasional perusahaan melibatkan orang dengan keterampilan dan pengetahuan yang bermacam-macam. Keikutsertaan mereka dalam rapat menunjukkan bahwa kemampuan dan pendapat mereka dihargai. Dengan demikian, karyawan akan lebih termotivasi untuk bekerja lebih baik lagi.

8. Menciptakaan koordinasi

Koordinasi yang baik antar departemen merupakan keharusan agar perusahaan memiliki performa tinggi. Ketika masing-masing divisi bertemu dalam sebuah rapat, mereka bisa saling bertukar informasi dan pikiran sehingga pekerjaan lebih terkoordinasi.

9. Mendorong partisipasi

Setiap karyawan tentu memiliki pendapat pribadi. Melalui rapat, mereka didorong untuk bisa mengeluarkan pendapatnya tentang suatu topik atau permasalahan. Selain itu, mereka juga bisa menyampaikan hal-hal yang telah dikerjakannya selama ini.

Rapat yang Efektif

Rapat yang efektif ditandai dengan adanya partisipasi aktif peserta. Partisipasi aktif itu bisa berupa pengajuan pertanyaan, saran atau masukan yang membuat rapat menjadi menarik dan penuh dinamika. Ini menjadi tujuan utama bagi setiap orang yang terlibat dalam rapat karena dapat meningkatkan produktivitas. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif malah justru dapat mengganggu kinerja dan moral karyawan.

Lima langkah untuk mempersiapkan rapat yang efektif dikenal dengan 5P yang diperkenalkan oleh David Whetten dan Kim Cameron dalam buku “Developing Management Skills”. Mereka adalah: purpose (tujuan), plan (rencana), participant (peserta), participation (partisipasi), dan perspective (perspektif).

Untuk mewujudkan rapat yang sukses, kamu memerlukan sebuah perangkat termasuk permainan yang partisipatif dan berisiko rendah. Alat lain untuk mengumpulkan informasi dan menjelaskan suatu masalah atau situasi ialah brainstorming. Kamu juga bisa menggunakan beberapa alat lain seperti lembar kerja, wawancara, kuesioner, dan survei.