Home Business Jenis-jenis Acara Public Relations (PR) & Cara Pelaksanaannya

Jenis-jenis Acara Public Relations (PR) & Cara Pelaksanaannya

Jenis macam acara public relations pr event manfaat
Ilustrasi | Foto: Unsplash.com

Highlight.ID – Public relations (PR) digunakan untuk membantu organisasi menumbuhkan hubungan yang baik dengan publiknya dan pemangku kepentingan. Hubungan yang baik dengan berbagai pihak bisa diciptakan melalui bermacam-macam acara. Peluang merek untuk membangkitkan emosi audiens, baik itu pelanggan, stakeholders maupun jurnalis semakin besar melalui acara PR.

Apapun jenis event PR yang kamu selenggarakan, tujuannya adalah untuk menciptakan ‘gema’ yang dapat mengarah pada kepercayaan, kesadaran, dan loyalitas. Acara public relations dapat memberikan dampak luas apabila mampu menarik perhatian media massa.

Saat ini, semakin sulit untuk menarik dan mempertahankan perhatian media. Apalagi banyak sekali media yang bermunculan di internet membuat arus informasi semakin deras. Ini memerlukan upaya strategis yang dijelaskan di artikel ini.

Macam-macam PR Event

Peluncuran Produk

Perusahaan yang ingin memperkenalkan produk terbaru atau yang diperbarui dapat menggelar acara peluncuran produk (product launch). Acara seperti ini dilakukam secara eksklusif di mana hanya tamu-tamu istimewa yang diundang. Atau, ini bisa juga digelar secara umum di sebuah pameran dagang atau tempat-tempat keramaian seperti mall.

Agar peluncuran produk menciptakan buzz, maka perusahaan perlu merencanakan acara secara terkoordinasi. Selain tim Riset dan Pengembangan Produk, ini melibatkan pula departemen lain seperti Public Relations atau Marketing Communication.

Produk baru telah melewati serangkaian proses sebelum akhirnya dinyatakan siap diluncurkan ke pasar. Proses ini termasuk riset, pengenalan audiens, penentuan positioning statement, dan sebagainya. Acara peluncuran produk menjadi pertanda bahwa produk sudah tersedia di pasar dan siap dibeli. Ini juga menjadi momen bagi audiens untuk lebih sadar akan produk terbaru dan mengetahui berbagai manfaatnya.

Baca Juga:
11 Event Salon yang Efektif untuk Tingkatkan Penjualan

Aktivasi Merek

Tujuan aktivasi merek (brand activation) di antaranya yakni mendorong keterlibatan dan tindakan spesifik konsumen. Mereka bisa berbentuk acara kreatif, kampanye maupun acara yang lebih tradisional. Terdapat elemen aktivasi merek yang bisa dimanfaatkan perusahaan termasuk experiential marketing, commerce marketing, influencer marketing, relationship marketing, content marketing, dan promotion marketing.

Ketika perusahaan ingin menanamkan citra abadi di benak konsumennya, maka aktivasi merek menjadi sangat penting. Ada banyak kesempatan di mana sebuah merek ingin membangkitkan ingatan konsumen. Yang paling umum ialah ketika merek meluncurkan produk terbaru, menggelar kampanye atau rebranding.

Bentuk aktivasi merek sangat beragam tergantung pada tujuan yang hendak dicapai. Ini bisa berupa acara yang sepertinya tidak berkaitan langsung dengan merek seperti festival atau konser musik misalnya. Perlu kamu perhatikan bahwa di acara itu umumnya ada beragam jenis promosi untuk menjaring konsumen baru.

Cara Mempersiapkan PR Event

1. Tentukan tujuan

Jangan buru-buru mengadakan acara jika kamu belum bisa menjawab pertanyaan ini: Mengapa acara PR mendesak untuk diselenggarakan?

Ini sepertinya sederhana tapi memerlukan jawaban yang lebih detail dan spesifik. Untuk mempromosikan produk terbaru bukanlah jawaban yang cukup. Kamu perlu jawaban yang lebih mendalam dengan menjawab pertanyaan selanjutnya ini: Apa indikator keberhasilan sebuah acara PR?

Jenis macam acara public relations pr event manfaat
Ilustrasi | Foto: Unsplash.com

Pastikan kamu menemukan tujuan yang bisa diukur keberhasilannya sehingga acara PR tidak hanya bersifat seremonial semata. Tolok ukur kesuksesan bisa ditentukan misalnya dari jumlah peserta yang datang atau ikut berpartisipasi. Ketika kamu sudah menentukan tujuan dan tolok ukur yang tepat, maka kamu akan lebih mudah untuk mencapainya.

2. Pilih tanggal yang tepat

Kamu harus mengetahui kapan acara PR diselenggarakan. Apakah bersamaan dengan dirilisnya produk atau beberapa hari sebelumnya? Jika kamu memilih yang terakhir, pastikan kamu mampu membuat strategi media sosial untuk menjaga minat audiens hingga hari perilisan produk yang sebenarnya.

Jika kamu mengundang wartawan dari media massa, pastikan kamu memilih hari yang tergolong lambat. Artinya, hari acara PR tidak berbarengan dengan acara-acara besar lainnya. Apabila bersamaan waktunya, maka jurnalis mungkin akan lebih memilih acara-acara besar itu daripada mendatangi acaramu.

3. Undang media massa

Membangun publisitas adalah bagian paling utama dari acara PR. Meski kamu bisa membangun publisitas sendiri dengan membuat livestreaming langsung atau berbagai macam konten melalui kanal-kanal media sosial, peran media massa tak dapat dikesampingkan.

Media apalagi yang sudah terverifikasi mempunyai kredibilitas yang berguna untuk meningkatkan kepercayaan audiens. Namun untuk mendapatkan perhatian media, kamu perlu memperhatikan beberapa tips ini:

Pilih media lokal

Kecuali perusahaanmu cukup terkenal, kamu kemungkinan kecil mendapatkan perhatian dari media. Alih-alih mengundang media besar berskala nasional atau bahkan internasional, pilih media lokal yang beroperasi di wilayahmu.

Hubungi langsung jurnalis

Perusahaan media besar menerima ratusan bahkan ribuan surat elektronik setiap harinya. Jadi, lebih baik bagi kamu untuk menghubungi jurnalis media secara pribadi. Perhatikan pula bahwa jurnalis bisnis dan ekonomi lebih berpeluang untuk meliput acara.

Baca Juga:
Mengenal Hybrid Event Beserta Jenis-jenis & Kelebihannya

Bangun hubungan dengan jurnalis

Jurnalis atau reporter memainkan peran sangat penting dalam setiap pemberitaan. Agar acaramu terus diliput, bangun komunikasi yang baik dengan wartawan. Kamu bisa memberikan undangan media setiap kali ada konferensi pers baik offline maupun virtual.

4. Pilih venue yang tepat

Memberikan kesan yang bagus sangat penting untuk acara PR apalagi jika tamu undangan baru pertama kali mengikuti acara. Terlebih lagi, bila ada public figure yang datang. Pemilihan venue yang tepat menggambarkan acara secara keseluruhan sekaligus citra perusahaanmu. Melaksanakan acara di hotel atau restoran mewah jelas lebih bagus daripada di gedung serbaguna atau balai kampung.

Petimbangkan untuk memilih venue yang praktis dan mudah dijangkau. Sebagai contoh, acara digelar di pusat kota yang dekat dengan berbagai fasilitas umum. Pastikan bahwa ruangan mampu mengakomodasi tamu termasuk peralatan yang dibawa awak media.

Demikian juga apabila dilangsungkan di luar ruangan, tamu harus dipastikan tidak kepanasan atau kehujanan terutama jika cuaca sedang tidak bersahabat. Persiapkan ruangan sebaik mungkin termasuk tata letak yang gampang aksesnya.

5. Sediakan makanan & minuman

Tujuanmu menggelar acara PR salah satunya ialah mendapatkan exposure merek. Namun demikian, itu bukan berarti kamu melupakan sisi hiburan dan kesenangan. Acara PR seperti peluncuran produk umumnya diselingi dengan acara makan bersama. Tergantung waktu pelaksanaan, ini bisa berupa makan siang atau makan malam.

Jika kamu mempunyai anggaran cukup, sediakan prasmanan di mana tamu bisa memilih aneka makanan yang disukainya. Namun jika kamu hanya menyediakan makanan dan minuman ringan, itu tidak menjadi masalah.

Pada dasarnya, menyediakan makanan dan minuman bertujuan menciptakan suasana yang lebih santai dan sosial. Para tamu juga bisa mengobrol dan mendapatkan relasi baru pada sesi makan bersama.

6. Publikasikan acara

Meski acara PR sudah selesai, itu bukan berarti aktivitas promosi berhenti di situ. Sebaliknya, kamu harus mengirimkan siaran pers kepada sejumlah wartawan agar acaramu segera dimuat di media massa. Lengkapi pula press release dengan foto-foto dokumentasi acara.

Sebarkan pula kegiatan melalui berbagai kanal media sosial dan blog perusahaan. Ini bertujuan agar exposure acaramu lebih tinggi apalagi jika ada media lain yang meskipun tidak datang di acara ikut pula memberitakannya.