Highlight.ID – Rapat yang tidak dibatasi oleh jarak dan waktu sering disebut dengan rapat virtual atau online. Penggunaan teknologi informasi seperti internet menjadi ciri utama pertemuan online. Mereka sering diadakan di lingkungan apa pun termasuk bisnis, pendidikan, pemerintah dan masyarakat.
Sering kali, rapat online adalah pilihan terbaik, terutama ketika beberapa orang yang berjauhan harus segera mengadakan rapat. Hal ini jelas mampu menghemat waktu dan biaya serta meningkatkan efisiensi. Kamu tidak perlu repot keluar rumah hanya untuk meeting yang hanya berlangsung beberapa menit saja.
Rapat online sudah pasti semakin mudah berkat penggunaan teknologi seperti laptop atau PC, smartphone dan perangkat pendukung seperti earphone, webcam, dan speaker. Tidak hanya berdiskusi secara real time, peserta rapat juga dapat melakukan presentasi secara online. Untuk melakukan aktivitas dalam virtual meeting, tentunya kamu membutuhkan bantuan aplikasi pihak ketiga.
Ada aplikasi paling populer untuk rapat online, beberapa di antaranya termasuk Zoom, Skype, Google Meet, Microsoft Teams, Rapat Webex, dan lainnya. Kabar baiknya adalah aplikasi ini gratis untuk digunakan, tetapi paket berbayar menawarkan lebih banyak fitur. Perlu diketahui, setiap aplikasi meeting online memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Jadi, kamu harus membiasakan diri.
Pertemuan virtual yang memungkinkan orang-orang di lokasi fisik yang berbeda untuk bertemu di ruang virtual pada saat yang sama terdiri dari beberapa jenis termasuk telekonferensi, konferensi video, webinar, dan konferensi web. Mereka dapat segera diadakan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi.
Kelebihan Rapat Virtual
Ada banyak alasan mengapa kamu perlu mengadakan rapat secara virtual, terutama bagi kalian yang terbiasa bekerja dari jarak jauh. Selain itu, pertemuan virtual bisa menjadi pilihan jika pertemuan tatap muka tidak memungkinkan.
1. Kemudahan komunikasi
Dalam dunia korporasi, rapat merupakan kegiatan rutin yang sangat fundamental. Rapat mempertemukan karyawan, manajer, mitra, dan pihak terkait untuk duduk dan membahas kepentingan bersama. Namun, pertemuan tidak selalu bisa dilakukan secara tatap muka.
Berbagai aplikasi rapat memungkinkan orang-orang di lokasi berbeda untuk menghadiri rapat secara virtual. Terkadang, rapat online juga bisa diadakan di tempat yang sama sehingga karyawan tidak perlu meninggalkan mejanya. Komunikasi antar anggota tim menjadi lebih mudah dengan fitur-fitur yang disediakan platform meeting.
2. Mudah digunakan
Dunia tampak di tanganmu dengan platform pertemuan yang menyediakan banyak fitur bermanfaat. Lebih baik lagi, sebagian besar fitur ini mudah digunakan pengguna. Secara umum, kebanyakan orang mungkin tidak akan menemui kesulitan yang berarti saat menggunakan aplikasi meeting.
Untuk menghadiri rapat virtual, peserta biasanya menerima undangan berupa tautan yang dibagikan oleh penyelenggara. Selanjutnya, tautan tersebut mengarahkan peserta ke web atau aplikasi untuk bergabung ke rapat. Di aplikasi rapat, setiap peserta akan terlihat namanya. Wajah mereka hanya akan terlihat jika mereka mengaktifkan kamera.
Baca juga:
Jenis-jenis Rapat Virtual untuk Tingkatkan Produktivitas Bisnis
Kontra Pertemuan Virtual
Meski rapat online memiliki banyak kelebihan, bukan berarti rapat online itu sempurna sepenuhnya. Ada beberapa kekurangan rapat online yang perlu kamu pahami.
1. Kesulitan teknis
Pesatnya kemajuan teknologi informasi bukan berarti tidak ada kendala sama sekali. Jaringan internet atau WiFi yang terputus atau bahkan terputus merupakan masalah yang sangat nyata hingga saat ini. Masalah umum ini tidak hanya terjadi di daerah terpencil, tetapi juga dapat terjadi di pusat kota, terutama ketika kamu berada di ruangan yang sangat sempit yang mengganggu sinyal internet.
Hampir semua orang mungkin pernah mengalami masalah yang membuat frustrasi ini. Ketika masalah teknis mengganggu rapat online, kemungkinan salah informasi dan salah tafsir sangat tinggi. Selain itu, masalah teknis lainnya adalah hardware atau software yang mungkin tidak berfungsi dengan baik.
2. Kurangnya kontak tatap muka
Komunikasi tatap muka memungkinkan kita mempelajari ekspresi wajah dan bahasa tubuh secara langsung. Hal ini sangat berbeda dengan pertemuan virtual di mana meskipun komunikasi dapat berlanjut, namun pandangan mata sangat dibatasi oleh layar.
Ekspresi wajah dan bahasa tubuh sangat penting dalam memahami seseorang secara mendalam. Ini adalah cara komunikasi paling efektif yang tidak dapat digantikan bahkan oleh teknologi canggih apa pun. Saat menghadiri pertemuan virtual, kamu mungkin merasa sulit untuk memahami orang sepenuhnya, sehingga ada kemungkinan besar salah tafsir.
