Highlight.ID – Praktik bisnis rutin bagi banyak organisasi ialah menyelenggarakan berbagai jenis acara. Manajemen acara (event management) merupakan bidang yang menantang karena memerlukan berbagai pengetahuan dan keterampilan khusus. Mempelajari cara kerja manajemen acara dapat membantu organisasi untuk mendapatkan sumber daya yang tepat.
Manajemen acara itu sendiri adalah proses perencanaan dan penyelenggaraan berbagai acara publik dan pribadi untuk tujuan bisnis atau sosial. Format acara yang berskala besar maupun kecil mencakup seminar, pelatihan, konferensi, rapat, pameran dagang, festival, konser, dan sejenisnya. Dari sejumlah acara yang ada, sebagian di antaranya masuk ke dalam kategori MICE (Meeting, Incentive, Conference, & Exhibition).
Mengingat prospek kerja yang menjanjikan, Manajemen Acara menjadi program studi yang dipelajari secara khusus di perguruan tinggi. Namun demikian, masih sedikit kampus yang membuka Jurusan Event Management. Tak banyak yang tahu bahwa di Indonesia, terdapat beberapa kampus yang membuka Prodi Manajemen Acara dengan kurikulum yang telah disesuaikan dengan industri.
Kampus Event Management di Indonesia
Politeknik Negeri Jakarta (PNJ)
Program Studi (Prodi) Sarjana Terapan MICE (Meeting, Incentive, Conference, Exhibition) masuk dalam Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Jakarta (PNJ). Mulai dibuka sejak tahun akademik 2002/2006, Prodi MICE merupakan hasil kerja sama dengan INCCA (Indonesia Congress and Convention Association).
Universitas Prasetiya Mulya (Prasmul)
Program Studi S1 Event Universitas Prasetiya Mulya (Prasmul) diselenggarakan atas dasar potensi industri event yang sangat besar. Event yang terbagi menjadi menjadi MICE dan acara spesial seperti festival, acara budaya, acara olahraga memerlukan ahli yang terampil dalam bidang event management.
Program studi ini menerapkan pembelajaran berbasis proyek (project-based learning) dan pembelajaran kewirausahaan (entrepreneurial learning). Mahasiswa mendapatkan sejumlah materi kuliah yang secara keseluruhan ditempuh dalam waktu 8 semester.
Baca Juga:
7 Fasilitas Kampus untuk Mendukung Proses Perkuliahan
Politeknik Pariwisata Bali (Poltekpar Bali)
Program Studi Diploma 4 Manajemen Konvensi dan Perhelatan (MKH) Politeknik Pariwisata Bali (Poltekpar Bali) bertujuan menghasilkan manajer puncak yang profesional pada bisnis MICE. Mahasiswa harus menempuh pendidikan selama 8 semester untuk mendapatkan gelar sarjana terapan. Berlokasi di Nusa Dua, Poltekpar Bali menghasilkan lulusan yang bisa bekerja di hotel atau event organizer.
Politeknik Internasional Bali (PIB)
Politeknik Internasional Bali (PIB) yang kampusnya berada di Tabanan membuka pendaftaran mahasiswa baru untuk Program Studi D4 Event Management. Ini merupakan program studi yang didesain khusus untuk individu yang tertarik menjadi wirausahawan atau profesional di bidang manajemen acara. Kurikulum yang diterapkan menitikberatkan pada kelas praktik yang lebih banyak dibandingkan kelas teori.
Politeknik Pariwisata Makassar
Politeknik Pariwisata Makassar menyelenggarakan Program Studi Manajemen Bisnis Konvensi dan Perhelatan (MKH) yang berada di bawah naungan Jurusan Perjalanan. Kampus negeri yang berada di kawasan Timur Indonesia ini memiliki akreditasi “A” oleh BAN-PT. Mereka yang lulus diharapkan mempunyai kompetensi untuk mengelola bisnis MICE maupun event pada tingkat lokal, nasional maupun internasional. Didukung dosen berkualifikasi, Prodi ini dilengkapi pula dengan fasilitas MICE Simulation Room untuk menunjang perkuliahan.
Sekolah Tinggi Pariwisata (STP) Bandung
Dengan waktu studi 8 semester atau 4 tahun, Program Studi Manajemen Bisnis Konvensi dan Event (MBK) Sekolah Tinggi Pariwisata (STP) Bandung menerapkan kurikulum yang diambil dari EMBOK (Event Management Body of Knowledge). Mahasiswa belajar dan praktik secara langsung membuat sebuah perencanaan event yang mencakup pengembangan konsep dan ide, perencanaan keuangan event, talent/artist management hingga mengelola sebuah perusahaan yang bergerak di bidang event.
Politeknik Pariwisata Prima Internasional
Terletak di Cirebon, Jawa Barat, Politeknik Pariwisata Prima Internasional mwenyelenggarakan Program Studi Sarjana Terapan (D4) Pengelolaan Konvensi & Acara (MICE). Prodi yang ditempuh selama 8 semester ini mengajarkan mahasiswanya: (a) Perencanaan ide dan konsep program/acara, (b) Perencanaan promosi melalui berbagai usaha media, (c) Perencanaan keuangan event, (d) Perencanaan sumber daya pendukung, serta (e) Perencanaan risiko.
Prospek Kerja Event Management
Industri MICE yang mampu menggerakkan roda perekonomian daerah dan nasional menawarkan peluang kerja yang luas. Tergantung pada keahlian dan pengalaman, lulusan Jurusan Event Management dapat menduduki posisi operasional hingga manajerial.
Bidang di mana mereka dapat bekerja termasuk event organizer (EO), wedding organizer, perhotelan, convention center, dan lainnya. Jenis-jenis pekerjaan yang paling cocok di antaranya:
- Event manager,
- Event planner,
- Wedding planner,
- Venue manager,
- Event social media coordinator,
- Event marketing,
- Catering services manager,
- In-house corporate event planner.
Materi Kuliah Event Management
Prinsip-prinsip Dasar Manajemen Acara
Tujuan Acara
Kesuksesan acara dimulai dari penentuan tujuan yang ingin kamu capai. Pertimbangkan pula alasanmu menyelenggarakan acara agar penyelenggara mempunyai tujuan bersama. Pikirkan bagaimana audiens akan mendapatkan pengalaman di acara yang kamu gelar.
Baca Juga:
Mengenal MICE: Panduan Meeting, Incentive, Conference, & Exhibition
Anggaran Acara
Sebuah acara kemungkinan dapat berjalan meriah dengan dana tak terbatas. Namun manajemen acara yang baik membutuhkan pengelolaan dana terbatas dengan hasil yang optimal.
Sasaran Audiens
Kenali siapa yang ingin kamu harapkan datang di acara. Identifikasi sasaran audiens dengan menjabarkan aspek demografi hingga psikografi mereka.
Timeline
Acara yang sukses hanya tercapai jika kamu merencanakan acara sebaik mungkin. Rencanakan acara hingga sedetail mungkin dengan membuat lini masa (timeline) dan penjadwalan. Upayakan agar semua target sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan.
Pemilihan Venue
Venue yang kamu pilih harus disesuaikan dengan tema dan konsep acara. Meski terdengar sederhana, pemilihan venue membutuhkan berbagai observasi termasuk tentang fasilitas, karakteristik, dan biaya venue.
Supplier
Sebuah acara dapat terselenggara dengan baik apabila ada berbagai pihak yang membantu. Sejumlah pihak dapat menjadi vendor atau supplier termasuk jasa catering, jasa dekorasi ruangan, penyedia alat sound system dan lighting hingga jasa dokumentasi acara.
Pemasaran & Periklanan Acara
Keberhasilan acara dapat bergantung pada seberapa besar upayamu untuk mempromosikan acara. Ada berbagai media pemasaran paling efektif untuk promosi acara mulai dari media cetak hingga online.
Setiap media mempunyai sejumlah karakteristik beserta kelebihan dan kelemahannya masing-masing. Pastikan media terpilih yang disesuaikam dengan anggaran mampu menjangkau audiens dengan tepat.
Evaluasi
Penyelenggaraan acara memerlukan serangkaian evaluasi agar acara selanjutnya bisa berjalan lebih baik. Evaluasi juga berguna untuk mengetahui berbagai hal yang masih kurang dalam pelaksanaan.
Dasar-dasar Akuntansi Acara
Akuntasi acara berkaitan dengan penetapan kebijakan manajerial, penetapan harga acara, memelihara catatan yang tepat dari masing-masing acara, dan menjalankan bisnis secara keseluruhan. Ini juga termasuk pelacakan laba dan rugi per acara dan membantu manajer acara melacak keuangan, likuiditas, dan arus kas.
Keamanan & Keselamatan Acara
Kerumunan orang yang menghadiri sebuah acara berpotensi mengancam keaamanan dan keselamatan apabila tidak dikelola dengan baik. Itulah kenapa, penyelenggara acara harus memastikan bahwa acara berlangsung aman. Setiap tamu atau siapapun yang ada di acara terjamin keselamatannya.
Kepemimpinan & Komunikasi Acara
Sebagai orang yang disiapkan untuk menempati posisi manajerial, mahasiswa Jurusan Event Management harus mampu mengorganisasi banyak orang. Ini membutuhkan keterampilan kepemimpinan dan komunikasi dalam setiap perencanaan hingga pelaksanaan acara.
Kerja sama dan kekompakan tim akan bergantung pada gaya kepemimpinan atasan. Komunikasi yang baik antara pimpinan dengan tim serta antar individu dalam satu menjadi kunci perusahaan bisa menjalankan fungsi dan kinerjanya secara maksimal.
