Highlight.ID – Seorang praktisi Public Relations atau Corporate Communication harus memiliki kemampuan dalam menyusun naskah press release. Meskipun saat ini tugas tersebut sebagian besar telah dialihkan ke Corporate Secretary dan/atau Investor Relations.
Menyusun naskah press release merupakan pekerjaan yang susah-susah gampang. Tidak semua orang dapat menyusun naskah press release dengan benar. Namun, tak menutup kemungkinan pula bagi kamu untuk menguasai teknik penulisannya. Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas secara tuntas bagaimana cara menulis naskah press release dengan teknik yang cukup sederhana beserta contohnya. Untuk lebih lanjut, mari simak ulasannya.
Apa itu Press Release?
Sebelum kita membahas bagaimana teknik sederhana menulis press release yang benar, ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu pengertian press release. Secara umum, press release dapat diartikan sebagai siaran berita secara resmi yang dikeluarkan oleh suatu badan usaha/organisasi yang disebarkan kepada media. Sedangkan menurut Soemirat dan Ardianto (2004), Press Release (Siaran Pers) merupakan informasi yang disajikan dalam bentuk berita yang disusun oleh Public Relations (PR) pada suatu perusahaan melalui media massa.
Berdasarkan pengertian press release di atas, dapat disimpulkan bahwa press release merupakan informasi/berita yang disebarluaskan oleh perusahaan kepada khalayak melalui media massa seperti koran, televisi, radio, atau situs online dengan tujuan tertentu. Pada umumnya, tujuan perusahaan/organisasi memberikan press release adalah untuk mendapatkan publisitas, promosi, branding, atau pencitraan. Seperti ketika perusahaan akan mengadakan suatu event/policy dan dirasa perlu untuk menyampaikannya kepada masyarakat luas, maka diperlukan sebuah press release.
Jenis-jenis Press Release
Jika ditelaah lebih dalam, tujuan perusahaan/organisasi membuat press release adalah untuk meningkatkan image perusahaan di mata masyarakat. Press release sangat dibutuhkan jika sebuah perusahaan membuka kantor baru atau kantor cabang baru, mempromosikan produk atau layanan baru, mengadakan perjanjian kerjasama dengan perusahaan/instansi lain, penerbitan laporan keuangan perusahaan (biasanya pada perusahaan go public/terbuka), melakukan merger dan akuisisi, serta hal-hal yang bersangkutan dengan kinerja perusahaan lainnya.
Baca Juga:
Aktivitas Public Relations yang Dapat Meningkatkan Citra Perusahaan
Pada umumnya, sistematika penulisan semua jenis press release cenderung terlihat sama saja. Perbedaannya hanya terdapat pada jenis informasi yang disampaikan perusahaan, seperti:
Basic Press Release
Yaitu siaran pers yang menyajikan berbagai macam informasi internal perusahaan/organisasi yang harus dipublikasikan. Basic press release memiliki nilai-nilai berita berbasis lokal, regional, maupun nasional. Jadi pada jika kamu seorang public relations, kamu dapat menggunakan format basic press release untuk menyampaikan informasi umum pada internal perusahaan/organisasi kepada khalayak banyak untuk mendapatkan citra yang baik di mata masyarakat.
Product Release
Yaitu siaran pers yang mempublikasikan transaksi perusahaan baik pada produk reguler maupun produk khusus. Format product release seringkali dilakukan perusahaan untuk promosi/branding agar menjadi perusahaan terbaik dalam industrinya. Dengan kata lain, ketika perusahaan melakukan product release, mereka sedang berusaha untuk memenangkan persaingan dalam industri usahanya.
Sederhananya begini, setiap konsumen yang akan membeli suatu produk/jasa akan mempertimbangkan berbagai macam aspek seperti keterbukaan informasi, kualitas, harga, popularitas, dan lain sebagainya. Jadi apabila perusahaan melakukan product release, mereka sedang berusaha menciptakan brand image yang baik di mata masyarakat dan kemudian masyarakat akan tertarik pada produk mereka.
Baca Juga:
Jenis-jenis Artikel Feature yang Sering Kamu Temui di Media Massa
Financial Release
Tujuan perusahaan/organisasi mengeluarkan financial release adalah untuk membangun hubungan yang baik dengan relasi dan pemegang saham. Mungkin kamu sudah tahu, informasi keuangan sebuah perusahaan merupakan suatu aspek yang paling vital dalam kelangsungan hidup perusahaan. Semakin baik manajemen keuangan perusahaan akan sangat mendukung kelancaran kehidupan perusahaan.
Selain itu, keterbukaan informasi mengenai keuangan perusahaan sangat dibutuhkan untuk mendapatkan investor potensial yang akan menanmkan modalnya kepada perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan yang membuat financial release di Indonesia adalah perusahaan-perusahaan terbuka yang terdaftar di Bursa Efek Indonesia (BEI). Keterbukaan informasi mengenai keuangan perusahaan ini akan digunakan secara umum baik untuk kepentingan investasi ataupun akademik (penelitian).’
Cara Penulisan Press Release yang Benar
Seperti yang telah dijelaskan di atas, kita sudah sama-sama tahu apa itu press release. Untuk mengingat kembali, press release ini merupakan suatu berita yang dikeluarkan oleh suatu organisasi/perusahaan dengan tujuan tertentu melalui media massa yang dapat berupa salah satu dari basic press release, product press release, atau financial press release.
Agar press release yang kamu buat dapat memenuhi klasifikasi untuk diterbitkan pada media massa, kamu harus tahu cara penulisan press release yang baik dan benar. Melalui teknik penulisan press release yang sederhana ini, kita akan sama-sama mempelajari apa saja yang perlu kamu lakukan sebelum, ketika, dan setelah membuat press release. Teknik- teknik penulisan press release tersebut sebagai berikut:
Baca Juga:
Berita yang Bernilai, Ini Dia Kriterianya
1. Pikirkan dan cari intisari (pesan dasar)
Sebelum kamu mulai menyusun naskah press release, hal pertama yang wajib kamu lakukan adalah memikirkan dan menentukan intisari dari informasi yang akan kamu sampaikan melalui release tersebut kepada masyarakat. Dengan kata lain, kamu harus menentukan tema press release kamu terlebih dahulu. Jika kamu sudah menentukan tema, maka tema tersebut dapat kamu jadikan judul untuk press release.
Tak terbatas pada hal tersebut saja, jika kamu merasa judul tersebut belum optimal, maka kamu juga bisa menentukan subjudul release yang berfungsi sebagai pengembangan dan penajaman judul utama. Subjudul pun dapat kamu gunakan sebagai pemikiran dari press release yang kamu susun. Kenapa demikian? Karena sub judul dapat kamu kembangkan sedemikian rupa agar dapat mencerminkan isi dari press release kamu.
Penting untuk diketahui, gunakanlah judul yang unik sehingga pembaca tertarik untuk membaca press release kamu. Hal ini sangat penting sekali. Pasalnya, bagian pertama yang akan dibaca oleh pembaca adalah judul dan subjudul (jika ada). Jika judul atau subjudul pada release kamu kurang menarik, bagaimana mungkin pembaca akan tertarik untuk menyisakan waktunya membaca release kamu.
Baca Juga:
10+ Keterampilan yang Harus Dikuasai untuk Jadi Staff PR yang Andal
Lalu bagaimana cara menentukan judul/sub judul yang menarik? Kamu tidak perlu khawatir. Setiap manusia diberikan akal dan pikiran yang dapat berpikir kreatif. Salah satu teknik dalam menentukan judul/subjudul yang menarik adalah dengan memantau trend saat ini dan menggunakannya sebagai promotor judul kamu. Misalnya, saat ini mainan Fidget Spinner sangat populer di kalangan masyarakat. Jadi kamu dapat menyematkan trend tersebut pada judul/subjudul kamu. Namun, pastikan trend tersebut serumpun dengan tema release kamu.
2. Gunakan metode piramida terbalik
Setelah kamu berhasil menentukan tema, judul, dan subjudul (jika diperlukan), maka tahap selanjutnya adalah teknik penulisan press release dengan metode piramida terbalik. Mungkin kamu sudah tidak awam lagi dengan kata-kata piramida terbalik ini. Ya, seperti penulisan artikel feature, kamu juga menggunakan metode piramida terbalik. Tak hanya sebatas artikel feature saja, beberapa jenis tulisan lainnya juga menggunakan metode ini seperti penulisan proposal kerjasama, penelitian, dan lain sebagainya.
Penggunaan metode piramida terbalik ini benar-benar sangat penting untuk menciptkan tulisan yang sangat menarik dan berkualitas. Pada press release, bagian awal konten setelah judul utama dan subjudul (jika ada) dapat kamu isi dengan lead (news lead). Pada bagian ini, kamu harus menyusun rangkaian kata-kata sehingga membentuk paragraf yang dapat menjelaskan isi dari keseluruhan release tersebut.
Baca Juga:
10 Cara Membuat Judul Iklan (Headline) yang Bagus dan Menarik
Kenapa news lead harus merangkum seluruh isi release? Jawabannya sederhana saja, karena news lead merupakan ujung tombak dari sebuah press release. Kenapa demikian? Karena ketika pembaca membaca release kamu, bagian kedua yang akan mereka baca setelah judul adalah lead. Jika lead pada release tidak menjelaskan intisari dari release kamu, maka pembaca tidak akan mendapatkan informasi yang mereka butuhkan secara menyeluruh dan begitu pula sebaliknya.
3. Gunakan unsur 5W+1H
Dalam menulis berita, unsur 5W+1H sangat bermanfaat dalam menyampaikan informasi dengan tepat dan benar. Unsur 5W+1H merupakan patokan dasar dalam menyusun news lead pada press release kamu. Dengan menggunakannya, kamu sudah berhasil menyampaikan garis besar atas informasi tersebut. Untuk mengingat kembali, berikut yang disebut dengan unsur 5W+1H:
What (Apa). Yaitu informasi apa yang akan kamu sampaikan.
When (Kapan). Kapan kegiatan tersebut berlangsung
Who (Siapa). Siapa yang mengadakan kegiatan tersebut
Where (Di Mana). Di mana kegiatan tersebut dilaksanakan.
Why (Kenapa). Kenapa kegiatan tersebut dilaksanakan.
How (Bagaimana). Bagaimana detail kegiatan yang dilaksanakan.
Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai urutan ke-6 unsur tersebut, ada baiknya kamu menyususn news lead dengan urutan unsur di atas. Namun kamu masih bisa memodifikasi penyusunannya. Penting pula untuk kamu ketahui, gunakanlah bahasa sesuai EYD jika press release kamu dalam bahasa Indonesia.
Untuk bagian isi/konten press release, kamu dapat menjelaskan news lead secara lebih mendalam. Pada paragraf ini, kamu bisa menjelaskan beberapa unsur saja seperti what, why, dan how. Sedangkan pada paragraf selanjutnya, kamu bisa menjelaskan unsur where, when, dan who. Meskipun demikian, sekali lagi kami sampaikan urutan penjelasan unsur 5W+1H tidak mengikat dan dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan kamu.
Baca Juga:
Kenali Jenis-jenis Media Sosial untuk Meningkatkan Personal Branding-mu
4. Gunakan ilustrasi yang menarik
Penggunaan ilustrasi yang menarik pada press release bertujuan untuk meningkatkan rasa keingintahuan pembaca atas release kamu. Dengan menggunakan gambar ilustrasi yang menarik secara tidak langsung memberikan gambaran kepada pembaca mengenai isi press release kamu. Selain itu, penggunaan foto yang memiliki nilai story telling tentunya tak hanya sebatas fungsi estetika semata tapi juga dapat menambah kedalaman informasi.
5. Lakukan pengecekan ulang, konfirmasi, dan pengiriman
Pengecekan ulang dilakukan dengan tujuan untuk mengurangi typo (salah ketik) pada release kamu. Misalnya, kamu salah mengetik nama tokoh (baik itu nama utama ataupun gelar), salah mengetik tanggal kegiatan, data dan lain sebagainya. Lakukanlah pengecekan pada seluruh bagian press release. Selain itu, pastikan pula kamu telah mencantumkan contact person dengan tujuan agar media dapat menghubungi kamu sewaktu-waktu bila terdapat beberapa hal yang ingin dikonfirmasikan.
Setelah draft press release disusun, kamu harus memohon konfirmasi kepada atasan agar release mendapatkan persetujuan. Namun akan lebih baik bila kamu mendapatkan konfirmasi langsung dari top management. Kemudian release sudah siap untuk dikirimkan kepada media. Kamu dapat mengirimkannya melalui email.
Penting pula untuk kamu ketahui, pada umumnya media memiliki deadline-nya masing-masing untuk menerima kiriman press release yang berkisar antara pukul 15.00 s.d. 17.00 WIB. Ada baiknya kamu mengirimkan press release lebih awal, karena semakin cepat kamu mengirim press release, semakin besar peluang kamu untuk mendapatkan coverage pemberitaan yang tinggi. Setelah media mengkonfirmasi penerbitan press release, jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada mereka.
Contoh Press Release
Pesawat Airbus 330-900NEO Lion Air Mengudara
TOULOUSE – 28 Juni 2019. Lion Air (kode penerbangan JT) member of Lion Air Group menyampaikan perkembangan terbaru sehubungan rencana mendatangkan pesawat generasi modern kategori badan lebar (wide body) yaitu Airbus 330-900NEO yang pertama. Saat ini pesawat Lion Air selesai proses pengujian terbang (test flight), mengudara pada 10.54 waktu setempat dari Bandar Udara Internasional Toulouse Blagnac dan mendarat pukul 15.00 waktu setempat di Toulouse Blagnac serta sedang dilakukan tahap pengerjaan lainnya di pabrikan Airbus, Toulouse.
Airbus 330-900NEO Lion Air memiliki jadwal pengiriman ke Indonesia dalam waktu dekat. Lion Air mengharapkan rencana kedatangan pesawat dapat berjalan lancar dan sesuai waktu yang ditentukan. Kedatangan tersebut akan menempatkan Lion Air sebagai bagian jajaran maskapai pertama yang menggunakan armada ini.
Sesuai analisis dan pandangan tajam bisnis ke depan, pengoperasian Airbus 330-900NEO merupakan salah satu langkah strategis Lion Air program “revitalisasi” atau peremajaan armada yang fokus mengutamakan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan (safety first), guna mendukung ekspansi bisnis penerbangan berkonsep low cost carrier (LCC), termasuk menawarkan tren perjalanan udara jarak jauh (long haul) yang mengesankan, seiring permintaan tren millennials traveling.
Airbus 330-900NEO Lion Air pada waktu mendatang, dinilai mampu melayani berbagai rute popular yang membutuhkan waktu tempuh hingga lebih dari 15 jam, seperti penerbangan ibadah (umrah) non-stop dari Makassar ke Madinah dan Jedddah, Balikpapan ke Jeddah, Surabaya ke Madinah dan tujuan lainnya
Lion Air telah mempertimbangkan berbagai faktor, bahwa pesawat tersebut mempunyai kinerja operasional, teknologi modern, tingkat keandalan yang didukung perangkat terbaik bagi maskapai dan penumpang. Bagi airlines, akan memperoleh keuntungan 25% lebih efisien dalam rasio penggunaan bahan bakar perkursi, menurunkan biaya operasi yang memanfaatkan teknologi generasi baru A350 XWB seperti lekukan ujung sayap (sharklets) rentang hingga 64 meter, penyempurnaan aerodinamis, mesin generasi terbaru, common type rating (lisensi pilot yang sama) dan sistem baru – teknologi kokpit WI-FI Tablet EFB – layar head-up ganda dalam pencegahan runway overrun.
A330-900NEO berkonfigurasi kursi lorong ganda (double aisle) hingga 440 kursi penumpang, menyediakan kenyamanan kabin paling senyap di kelasnya, menambah fitur utama dari kabin airspace, desain baru kompartemen bagasi kabin (overhead bin) yang memungkinkan lebih mudah mengatur dan menyimpan banyak barang bawaan di kabin.
Sejalan meningkatkan kualitas layanan melalui pesawat baru, Lion Air telah menghadirkan “tren perjalanan udara simpel”, sesuai era kekinian. Jika travelers akan membawa bagasi saat bepergian maka dapat membeli bagasi. Sebaliknya, bila berangkat tanpa bagasi, maka tidak perlu membayar bagasi. Sehingga memberikan nilai lebih ekonomis serta terjangkau dengan pilihan kapasitas bagasi yang disesuaikan tingkat keperluan.
Untuk mempersiapkan rencana perjalanan lebih awal, bagi travelers yang akan membawa bagasi dapat melakukan pembelian voucher bagasi (pre-paid baggage) melalui agen perjalanan (agent travel), www.lionair.co.id dan kantor penjualan tiket Lion Air Group. Pembelian bagasi dengan harga lebih hemat bisa dilakukan pada saat dan setelah pembayaran tiket (issued ticket), ketentuan batas waktu maksimum enam jam sebelum keberangkatan.
Setiap travelers (kecuali bayi), diperbolehkan membawa satu bagasi kabin (cabin baggage) maksimum berat 7 kg dan satu barang pribadi (personal item) seperti tas laptop/ perlengkapan bayi/ bahan membaca/ kamera/ tas jinjing wanita (hand luggage) ke kabin (hand carry), yang mengikuti aturan berlaku sesuai maksimum ukuran dimensi bagasi kabin.
Sebagai informasi, Lion Air sudah mempersiapkan secara optimal seiring rencana pengoperasian Airbus 330-900NEO, antara lain meliputi sumber daya manusia (pilot, awak kabin, teknisi), layanan di darat (ground handling), pusat pelatihan dan hal-hal lain yang terkait.
Lion Air pada 2018 telah memesan sepuluh (10) unit Airbus 330-900NEO dan mempunyai opsi memperoleh empat pesawat sejenis. Seluruh pesawat yang dipesan oleh Lion Air adalah jenis armada berkapasitas lebih besar dan akan melengkapi kekuatan tiga wide body Lion Air Airbus 330-300 sekarang. Kesepuluh pesawat direncanakan untuk pengiriman bertahap ke Lion Air Group pada 2019 dan 2020. Pada tahun ini, Lion Air akan menerima dua pesawat.
*** Selesai ***
Sumber: Press Release Lion Air Group
Demikianlah teknik menulis press release beserta contohnya. Pada praktiknya, kemungkinan kamu akan menemukan kondisi yang berbeda-beda. Itu semua tergantung situasi dan kondisi, kebijakan media, dan hal-hal lain yang dibutuhkan.
Teknik penulisan press release ini hanya sebuah panduan saja dan tidak mengikat. Jadi kamu dapat menentukan cara penulisan press release versi kamu sendiri sesuai dengan kebutuhan. (ro/ma)
 merupakan informasi dalam bentuk berita yang disusun oleh Public Relations (PR) pada suatu perusahaan melalui media massa.){kind=link}