Highlight.ID – Industri acara memiliki prospek kerja dan bisnis yang sangat baik. Lingkungan kerja yang dinamis, kreatif dan tidak terlalu formal menarik banyak orang untuk terjun ke dalamnya. Ketika kita berbicara tentang peristiwa, itu memiliki arti yang sangat luas. Acara bisa apa saja mulai dari acara pribadi seperti ulang tahun hingga acara perusahaan seperti konferensi.
Ada beberapa istilah dalam industri acara, termasuk yang terkait dengan posisi seperti event planner dan event coordinator. Bagi mereka yang sudah cukup lama berkecimpung di industri event, kedua istilah tersebut mungkin tidak terlalu sulit untuk dibedakan. Sementara bagi orang awam, event planner dan event coordinator mungkin terlihat sama, tapi nyatanya tidak.
Para perencana acara umumnya merancang keseluruhan acara secara detail mulai dari konsep atau tema hingga bagaimana acara tersebut diselenggarakan. Di sisi lain, koordinator acara bertanggung jawab atas pelaksanaan acara termasuk memastikan acara berjalan dengan lancar dan setiap vendor melakukan tugasnya dengan baik.
Pekerjaan Event Planner
Acara dianggap berjalan dengan baik apabila setiap peserta merasa antusias dan bersemangat. Untuk mencapai hal ini, perencana acara harus merancang gambaran besarnya tergantung pada jenis acara apa yang diadakan. Ini melibatkan sejumlah tugas termasuk menentukan tujuan dan target audiens, membuat tema, mengundang tamu, dan banyak lainnya.
Perencana acara memiliki pekerjaan yang sulit karena mereka harus memenuhi harapan peserta dan klien pada saat yang bersamaan. Selain itu, mereka dituntut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Namun, bukan berarti mustahil untuk dicapai. Perpaduan antara perencanaan yang matang dan koordinasi yang baik disertai dengan tim yang solid memastikan acara akan berjalan dengan sukses.
Pertama-tama, perencana acara berkomunikasi dengan klien untuk memahami kebutuhan mereka. Selanjutnya bersama-sama merumuskan visi, misi, dan tujuan acara sesuai budget klien.
Selanjutnya, perencana acara mengalokasikan anggaran klien untuk venue, catering, jasa fotografi dan videografi, dekorasi, dan lain-lain. Perencana acara juga memperhitungkan keseimbangan antara tamu yang akan hadir dan kapasitas ruangan atau venue. Tingkat formalitas acara dan suasana yang diharapkan juga menjadi pertimbangan utama bagi perencana acara.
Seorang perencana acara harus memiliki pengalaman yang cukup dalam menangani manajemen acara. Paling tidak, dia membutuhkan pengalaman bertahun-tahun bekerja sebagai koordinator acara. Posisi tersebut memberikan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk merencanakan acara
Pekerjaan Event Coordinator
Jika kamu ingin lebih serius bekerja di industri acara, koordinator acara adalah posisi yang tepat untukmu. Ini bisa menjadi batu loncatan bagimu untuk pekerjaan yang lebih menantang seperti menjadi perencana acara atau memulai bisnismu sendiri.
Baca Juga:
Kuliah di Jurusan Event Management, Apa Saja yang Kamu Pelajari?
Koordinator acara memberimu dasar dan pengalaman yang kuat untuk meraih karir masa depanmu. Seringkali, seorang perencana acara atau pelaku bisnis di industri acara memulai karir mereka sebagai koordinator acara.
Koordinator acara tidak merancang acara tetapi mereka melakukan apa yang telah direncanakan sebelumnya. Ini berarti koordinator acara bertanggung jawab penuh untuk membuat acara berjalan sukses sesuai rencana. Mereka mengurus logistik dan hal-hal lain yang mungkin terjadi di lapangan.
Biasanya event coordinator langsung melakukan tugasnya ketika desain event sudah selesai. Mereka bekerja di venue beberapa saat sebelum acara sebenarnya dimulai, melakukan tugas secara terorganisir dengan tim. Secara umum, koordinator acara bekerja sama dengan perencana acara agar semuanya berjalan dengan baik. Perencana acara memiliki visi sementara koordinator acara membantu mewujudkannya.
Misalnya, koordinator acara berkomunikasi dengan vendor untuk mendapatkan layanan yang layak mereka dapatkan. Selain itu, mereka menyiapkan tempat dan segala perlengkapan yang dibutuhkan sesuai dengan tema acara. Selain itu, mereka menentukan jadwal pengiriman dan pengangkutan barang dan melakukan tugas logistik.
