Highlight.ID – Sebagai praktisi Public Relations, tentu sudah sangat familiar dengan keberadaan konferensi pers. Aktivitas jumpa pers ini adalah bagian dari membangun dan mempertahankan hubungan dengan media (media relations). Konferensi pers adalah acara khusus yang dibuat sebagai sarana untuk mengumumkan, menjelaskan, mempertahankan atau mempromosikan kebijakan dengan maksud untuk mengukuhkan pengertian dan penerimaan publik pada pihak pemrakarsa acara.
Sedangkan menurut Soemirat & Ardianto, konferensi pers adalah suatu kegiatan mengundang wartawan untuk berdialog, dengan materi yang telah disiapkan secara matang oleh pemimpin rapat, sedangkan sasaran pertemuan itu diharapkan dapat dimuat media massa lewat wartawan yang diundang.
Konferensi pers ini digelar dalam rangka untuk peluncuran produk atau layanan baru (product launching), meluncurkan kampanye iklan terbaru, mengumumkan laporan keuangan perusahaan, rebranding, media gathering, research report, dan lain sebagainya. Konferensi pers bisa dilakukan menjelang, menghadapi ataupun setelah terjadi sebuah peristiwa atau kegiatan penting dan besar. Press conference tidak dianjurkan bagi kegiatan atau peristiwa yang terlampau sederhana.
Seperti halnya penyebaran siaran pers, konferensi pers pun bisa dilakukan menjelang maupun setelah kegiatan berlangsung. Konferensi pers yang dilakukan sebelum acara inti dilaksanakan, berfungsi sebagai wahana publikasi kegiatan yang akan berlangsung. Contohnya adalah jumpa pers yang dilakukan oleh PT Vivo Indonesia sebelum grand launching produk smartphone terbarunya Vivo V7+ beberapa minggu yang lalu. Fungsi yang sama juga berlaku untuk jumpa pers yang dilakukan pada saat kegiatan atau peristiwa penting selesai dilakukan.
Baca Juga: Aktivitas Public Relations yang Dapat Meningkatkan Citra Perusahaan
Sejatinya, ada empat tujuan dan manfaat utama dari digelarnya suatu konferensi pers oleh perusahaan atau organisasi. Apa sajakah itu?
- Konferensi pers bertujuan untuk menyebarkan informasi positif kepada publik serta masyarakat luas tentang sebuah produk, layanan atau bahkan perusahaan.
- Konferensi pers bertujuan untuk menetralissasi atau mengantisipasi adanya berita yang tidak benar atau negatif tentang perusahaan, manajemen, karyawan, produk atau jasa lainnya.
- Konferensi pers bertujuan untuk meningkatkan citra atau image yang dapat menunjang pemasaran dan penjualan suatu produk/jasa seperti perkenalan produk baru, ekspansi ekspor, produksi, prestasi perusahaan, dan lainnya.
- Konferensi pers bertujuan untuk membina hubungan secara langsung dengan pers atau media relations.
Setelah tahu tujuan dari konferensi pers, tim Public Relations juga harus tahu dan paham tentang persiapan konferensi pers ini. Nah, agar konferensi pers berjalan dengan sukses dan lancar yang ditandai dengan hadirnya seluruh media yang diundang serta mendapatkan hasil yang maksimal dengan pemberitaan yang luas, maka tim Public Relations harus mempersiapkan hal-hal berikut.
Persiapan untuk Melaksanakan Konferensi Pers
1. Memilih hari yang tepat
Soal menentukan hari untuk pagelaran konferensi pers sebenarnya bukan perkara sulit. Acara ini pada umumnya disesuaikan dengan agenda dan rutinitas wartawan saja. Biasanya, banyak perusahaan yang memilih untuk mengadakan konferensi pers pada hari Rabu atau Kamis. Dua hari tersebut disebut sebagai hari yang paling bagus karena media-media pada umumnya tengah on-fire dalam memburu berita.
Namun jangan lupa, karena dua hari ini dianggap paling baik, ada konsekuensi lain yang menghadang. Apa lagi kalau bukan bentrok dengan jadwal press conference yang digelar oleh perusahaan lain dan bahkan oleh kompetitor. Ditambah pula, bila tema dan waktunya sama maka media pun turut bingung untuk menentukan acara yang dipilih. Alhasil, akan ada yang dikalahkan. Kalau sudah demikian, tak ada salahnya mencoba menggelar konferensi pers di hari Senin atau Selasa.
Baca Juga: Berita yang Bernilai, Apa Saja Kriterianya?
Memilih hari tersebut justru berpeluang pada penayangan berita tanpa penundaaan. Hal ini disebabkan stok berita yang dimiliki oleh media pada awal pekan biasanya juga tidak terlalu banyak. Yang paling penting, hindari melakukan konferensi pers pada hari Jumat atau akhir pekan. Selain waktu yang mepet dan terbatas, penayangannya pun berpotensi untuk ditunda pada pekan depan, terutama oleh media cetak. Kecuali untuk event atau acara yang mendatangkan daya tarik seperti olahraga atau hiburan dengan public figure yang menarik perhatian masyarakat serta memiliki kharisma yang kuat di mata media, pelaksanaan press conference di akhir pekan, seperti Sabtu dan Minggu dapat dimungkinkan.
Pastikan untuk mengirimkan undangan kepada pihak redaksi media minimal tiga hari sebelum acara konferensi pers dilangsungkan. Setelah mengirimakn undangan, lakukan pengecekan kembali undangan yang telah dikirimkan untuk mengonfirmasi apakah sudah diterima atau belum oleh pihak redaksi serta apakah ada wartawan dari media tersebut yang bisa hadir dalam penyelenggaraan konferensi pers tersebut.
2. Tunjuk media yang dikenal luas dan terkait
Dalam mempersiapkan konferensi pers, praktisi Public Relations sebaiknya tetap memegang prinsip bahwa hanya media-media berkompeten serta terkait dengan acara tersebut saja yang dapat hadir pada acara press conference baik untuk media cetak maupun media online. Mengapa demikian? Karena masing-masing media atau jurnalis memiliki kompetensi yang direpresentasikan sesuai dengan desk atau tanggung jawabnya. Sehingga, Public Relations Officer perlu mengenali, siapa saja yang ditargetkan untuk diundang, dan diharapkan akan menulis berita dari konferensi pers tersebut.
Sebagai contoh, apakah Public Relations akan mengundang wartawan bidang teknologi, keuangan, ekonomi (bisnis, perdagangan, properti), politik, olahraga, dan lainnya. Selain itu, tipe wartawan di kota metropolitan seperti Jakarta biasanya juga berbeda dengan yang di daerah. Para wartawan di Jakarta biasanya akan meliputi area-area yang lebih spesifik.
Baca Juga: Pengertian dan Karakteristik Media Massa yang Perlu Kalian Kenali
Seperti wartawan desk telekomunikasi, wartawan bursa, wartawan industri, lifestyle, politik, olahraga, dan lain sebagainya. Sementara, untuk media di daerah luar ibu kota, biasanya seorang wartawan bisa bertugas untuk meliput banyak sektor industri. Terlebih bila wartawan tersebut adalah seorang koresponden di sebuah media ibu kota, di mana ia bertugas untuk meliput pelbagai hal.
3. Tempat dan waktu yang cocok
Yang tak kalah penting dalam persiapan pagelaran konferensi pers adalah soal tempat dan waktu. Pastikan tempat untuk digelarnya press conference tersebut adalah tempat yang strategis. Untuk area Jakarta misalnya, pilih wilayah di sekitar Sudirman, Thamrin, Gatot Subroto yang paling pas karena lokasi tersebut jauh lebih mudah diakses oleh wartawan dari berbagai penjuru.
Selain itu, sebaiknya waktu yang dipilih adalah pukul 10.00 – 15.00. Waktu ini sesuai dengan ritme kerja wartawan di mana mereka harus memberikan laporan kepada redaktur atau editornya pada jam tertentu. Jangan lupakan juga, bahwa sebagian wartawan biasanya sulit untuk datang liputan pada pagi hari mengingat mereka baru bisa menyelesaikan pekerjaannya sekitar pukul 10 malam.
Untuk lokasi, tak melulu dilakukan di kantor atau perusahaan. Konferensi pers bisa digelar di rumah makan, café, ballroom hotel, dan berbagai pilihan tempat lainnya. Namun, apabila memang pelaksanaan konferensi pers harus dilakukan di kantor, sebaiknya pertimbangkan faktor-faktor seperti kapasitas ruangan, sound system, lunch, coffee break, dan lain sebagainya. Yang pasti, di manapun pilihan tempatnya, sebaiknya disesuaikan dengan message yang ingin disampaikan, apakah formal atau non formal.
Baca Juga: Jenis-jenis Artikel Feature yang Sering Kamu Temui di Media Massa
4. Menentukan key message
Persiapan penting lainnya adalah menentukan pesan inti (key message) yang berhubungan dengan materi yang ingin disampaikan kepada wartawan. Key message ini dibuat dalam bentuk press release atau siaran pers dan biasanya paling banyak memuat tiga pokok penting sebagai ”terjemahan” dari isi program atau produk yang akan diluncurkan, atau performa perusahaan.
Pembuatan key messages ini harus dibuat sangat jelas sehingga tidak menimbulkan interpretasi berbeda. Tak perlu bombastis, namun pastikan untuk menawarkan sesuatu yang belum pernah diketahui sebelumnya oleh media. Bagi media yang terpenting adalah berita terbaru atau berita yang paling menarik serta unik, bukan pada materi-materi yang disodorkan.
Tim Public Relations juga bisa menambahkan persoalan makro atau tren yang tengah berkembang namun terkait dengan key messages tersebut lalu dikaitkan dengan kepentingan perusahaan. Dari informasi yang ‘dijahit’ antara pesan korporasi dengan persoalan aktual menjadi informasi yang memiliki news value. Selain itu, dari hal tersebut juga bisa memberikan pencerahan (enlightment) kepada media. Pada akhirnya, informasi yang ingin disampaikan bukan hanya untuk kepentingan korporasi saja, tapi media sendiri pun merasa perlu untuk mempublikasikan hal tersebut karena dinilai memang dibutuhkan oleh pembaca.
Selain siaran pers, tim Public Relations juga bisa menyelipkan atau dimasukkan bahan lain ke dalam press kit atau seminar kit yang berisikan berbagai informasi perusahaan seperti brosur, profil perusahaan, dan laporan tahunan dalam satu kantong atau goodie bag.
Baca Juga: 10+ Keterampilan yang Harus Dikuasai untuk Jadi Staff PR yang Andal
5. Menunjuk narasumber/juru bicara
Biasanya, dalam konferensi pers diisi dengan presentasi dan diakhiri dengan sesi tanya jawab. Itulah sebabnya penunjukan narasumber atau juru bicara sebaiknya dilakukan jauh-jauh hari. Kehadiran narasumber/juru bicara dengan level/jabatan direktur utama atau pejabat setingkat direktur akan menunjukkan bobot atau keseriusan perusahaan dalam menggelar konferensi pers. Hal ini menjadi poin penting yang dapat mendorong kehadiran media yang membutuhkan informasi yang kredibel dari narasumber atau juru bicara utama.
Tak hanya narasumber internal, tim Public Relations juga dimungkinkan untuk menyiapkan narasumber dari pihak luar sebagai key opinion leader yang dapat memperkuat message yang ingin disampaikan. Key opinion leader ini bisa berasal dari kalangan akademisi, praktisi, public figure, politisi, birokrat, blogger, dan lain sebagainya. Pemilihan ini tentu saja harus disesuaikan dengan tema dan target yang ingin dicapai dari konferensi pers tersebut.
Yang penting juga untuk diingat, pilih key opinion leader yang tak hanya memiliki kompetensi yang relevan dan diakui para wartawan, namun juga acceptable serta komunikatif. Hindari memilih key opinion leader yang bergaya seperti dosen, karena cenderung satu arah, menggurui, dan membosankan.
6. Taat pada rundown yang ada
Biasanya, suatu konferensi pers berlangsung selama 2 jam hingga 3 jam, dengan waktu efektif sekitar 1 jam saja. Waktu ini termasuk puncak acara dan tanya jawab dengan media. Untuk itu, pembuatan rundown sangat penting dilakukan untuk mengatur jadwal yang disesuaikan dengan bobotnya. Selalu camkan untuk menghindari acara yang terlalu ‘ngaret’, karena ini akan berdampak pada kejenuhan wartawan dalam menunggu acara serta narasumber. Bahkan, bisa saja wartawan meninggalkan acara sebelum konferensi pers dilangsungkan.
Baca Juga: Panduan dan Contoh Menulis Press Release Agar Dimuat di Media Massa
7. Evaluasi
Kesuksesan dari suatu konferensi pers diukur dari tiga hal pokok. Pertama, jumlah media yang hadir dan mengirimkan perwakilan dalam konferensi pers tersebut. Kedua, jumlah berita yang diulas oleh sebagian besar media yang hadir. Dan yang ketiga adalah berita-berita yang muncul di media, sama atau tidak menyimpang (misleading) dari key messages yang sudah dipersiapkan. Sedangkan, media-media yang tidak dapat hadir sebaiknya tim Public Relations berinisiatif untuk mengirimkan press release atau siaran pers ke masing-masing media dengan dilengkapi keterangan tambahan atau foto yang menerangkan tentang acara dan narasumber, lengkap dengan nama dan jabatan.
Umumnya, pemuatan berita dilakukan satu hingga enam hari setelah diadakannya konferensi pers. Sedangkan, untuk media-media online, biasanya tayang satu atau dua jam setelah acara konferensi pers. Untuk itu, tim Public Relations sebaiknya selalu melakukan monitoring berita dengan mengacu pada tiga parameter, yakni media mana yang memuat, jumlah pemberitaan dalam satu media, serta artikel yang diangkat apakah sesuai dengan tema atau key messages.
Akan lebih baik lagi apabila tim Public Relations berinteraksi langsung dengan wartawan untuk mendapatkan feedback atau umpan balik agar pelaksanaan konferensi pers selanjutnya berjalan dengan lebih baik lagi. Hal ini termasuk juga melakukan pendekatan personal kepada para wartawan baik yang hadir maupun yang tidak hadir saat acara konferensi pers berlangsung.
Nah, sekarang tak perlu bingung dan ragu lagi untuk mengundang wartawan dalam hajatan perusahaan lewat jumpa pers. Pastikan semua persiapan tersebut dipenuhi, ya. Dengan persiapan yang tersusun dengan matang, bukan tidak mungkin konferensi pers akan berbuah manis dan berjalan dengan sukses.
