Highlight.ID – Mungkin saat ini kalian sedang kebingungan tentang bagaimana cara mencari sponsor untuk sebuah acara yang akan kalian selenggarakan. Belum lagi jika kalian bertindak sebagai panitia atau pihak penyelenggara acara, pasti tanggung jawab untuk mencari sponsor berada di tangan kalian tentunya.
Tidak perlu khawatir, cara mencari sponsor sebenarnya sangat mudah untuk kalian terapkan. Namun, sebelum kita membahas lebih dalam berkaitan dengan hal ini, ada baiknya jika kalian mengenal manfaat di balik sponsor suatu acara.
Para penyelenggara acara yang sering menggandeng sponsor memiliki tujuan agar mereka mendapatkan berbagai bantuan atas acara yang akan mereka selenggarakan. Bantuan yang diberikan pun beraneka macam bentuknya, mulai dari kucuran dana sampai berbagai sarana prasarana yang diperlukan saat penyelenggaraan acara tersebut.
Dengan demikian, pihak sponsor dapat memberikan solusi di saat pihak penyelengara acara memiliki dana yang minim atau sarana pendukung acara yang tidak begitu lengkap. Harapan akan berbagai kemudahan inilah yang diharapkan pihak penyelenggara dapat mereka terima saat bekerja sama dengan pihak sponsor.
Baca Juga: 5 Festival Jazz di Indonesia yang Ditunggu-tunggu Penikmat Musik
Namun, meskipun pihak sponsor menawarkan berbagai kemudahan kepada pihak penyelenggara acara, tidak selamanya berbagai pihak mau memberikan sponsor atas suatu acara yang akan kalian selenggarakan. Sehingga untuk mengatasi hal ini, kalian membutuhkan perencanaan yang sangat matang serta strategi yang benar-benar tepat agar bisa mendapatkan sponsor yang diinginkan.
Agar memudahkan kalian menemukan sponsor acara yang tepat, berikut langkah-langkah yang telah kami rangkum secara jelas dan padat untuk kalian terapkan. Selamat Membaca!
Tahapan Mencari Sponsor Kegiatan
Pikirkan Konsep Acara dengan Matang
Dalam hal mencari sponsor yang tepat, maka hal pertama yang perlu kalian lakukan adalah dengan terlebih dahulu memikirkan konsep acara secara matang sebelum mengajak pihak sponsor bekerja sama.
Mengapa memikirkan konsep acara itu perlu? Alasannya seperti ini, acara yang telah dipikirkan dengan matang akan lebih menarik untuk dilihat para calon sponsor. Sehingga kemungkinan mereka mau untuk menjadi pihak sponsor akan semakin besar dibandingkan dengan acara yang tidak dipersiapkan secara matang.
Buatlah konsep acara yang menarik untuk dilihat berbagai pihak. Artinya acara tersebut nantinya dapat mendatangkan banyak sekali pengunjung bahkan mampu menarik media massa untuk meliput acara yang kalian buat.
Membuat konsep acara yang menarik memerlukan pemikiran yang kreatif di antara sesama pihak penyelenggara acara. Terapkan beberapa strategi tambahan agar acara kalian tersebut dapat menjadi lebih menarik. Sebagai contohnya, kalian bisa mengundang bintang tamu yang terkenal, menghadirkan narasumber yang terpercaya, menggunakan tempat yang unik dalam penyelenggaraan acara, atau mengemas acara tersebut menjadi lebih unik di mata calon pengunjung. Atau, pikirkanlah cara lain yang sekiranya dapat menggugah rasa penasaran banyak orang dan agar banyak masyarakat memiliki ekspektasi yang lebih atas acara yang akan kalian selenggarakan.
Baca Juga: Jadi Sponsor Platinum SEA Games 2019, Coocaa Tawarkan Banyak Promo
Membuat konsep acara yang menarik dan unik membuat calon sponsor lebih tertarik atas acara yang kalian selenggarakan. Tentunya hal ini akan berdampak positif, dimana kemungkinan mereka akan mendukung acara kalian semakin besar.
Mulailah Pikirkan Berbagai Sponsor yang Potensial
Setelah kalian selesai memikirkan konsep acara yang menarik, maka cara mencari sponsor selanjutnya adalah dengan mulai memikirkan berbagai calon sponsor potensial. Hal yang perlu kalian pikirkan saat mencari sponsor yang potensial adalah dengan mencari tahu kepentingan masing-masing perusahaan saat bekerja sama dengan kalian sebagai pihak penyelenggara acara.
Maksudnya seperti apa? Maksudnya, jika di antara pihak penyelenggara acara dan pihak calon sponsor memiliki kepentingan yang searah, maka kemungkinan mereka untuk bekerja sama dapat lebih besar dibandingkan dengan tidak memiliki kepentingan yang sama.
Agar memudahkan pemahaman, sebagai contohnya saja seperti ini, jika kalian akan menyelenggarakan acara yang berbau kuliner atau event memasak. Acara tersebut erat kaitannya dengan berbagai perusahaan-perusahaan seperti produsen terigu, kecap, perusahaan yang menghasilkan alat memasak, dan lain sebagainya. Hal ini dikarenakan jenis perusahaan tersebut memiliki kepentingan yang sama dengan pihak penyelenggara acara yaitu berkaitan dengan dunia masak-memasak.
Baca Juga: Menarik! Ini 15 Event Wisata Untuk Kamu Saksikan di Bulan September
Contoh lainnya, jika acara yang kalian selenggarakan berkaitan dengan olahraga, maka pihak sponsor yang perlu kalian pertimbangkan adalah para produsen sepatu olahraga seperti Adidas, Nike, dan organisasi olahraga yang lain. Atau, jika kalian ingin mengadakan konser musik di kampus, maka stasiun radio lokal merupakan sponsor utama yang bisa kalian bidik untuk diajak bekerja sama. Lalu bagaimana jika sangat sedikit perusahaan yang memiliki kepentingan yang sama dengan kalian?
Kalian tidak perlu khawatir untuk hal ini dan tetap bisa mencari perusahaan lain untuk dijadikan sponsor acara. Cara meyakinkannya adalah kalian harus bisa memberikan berbagai keuntungan untuk pihak sponsor acara tersebut jika mereka bersedia menjadi sponsor acara. Selama ada hubungan saling menguntungkan di antara berbagai pihak, bukan tidak mungkin kalian bisa menggandeng berbagai sponsor yang tidak berkaitan sama sekali.
Buatlah sebuah daftar yang berisi tentang beberapa sponsor potensial yang bisa kalian ajak untuk bekerja sama. Buatlah daftar tersebut lengkap dengan kontak mereka masing-masing agar kalian mudah untuk menghubungi mereka nantinya.
Perusahaan yang harus masuk dalam calon sponsor potensial adalah beberapa perusahaan yang mempunyai hubungan atau kepentingan yang sama dengan acara yang kalian selenggarakan, perusahaan yang pernah memberikan sponsor untuk acara kalian, atau perusahaan yang memiliki hubungan personal dengan kalian.
Buatlah Surat Penawaran yang Baik
Cara selanjutnya sangat berkaitan dengan kemampuan kalian meyakinkan calon sponsor untuk mau bekerja sama dengan kalian selaku pihak penyelenggara acara. Hal pertama yang perlu kalian persiapkan adalah dengan membuat surat penawaran kepada pihak sponsor. Di dalam surat penawaran kalian harus menjelaskan tujuan acara secara jelas, membujuk pihak sponsor, dan memberikan gambaran secara jelas apa yang akan didapatkan pihak sponsor jika mau bekerja sama dengan kalian.
Di dalam surat penawaran, kalian juga harus memperkenalkan diri sebagai pihak penyelenggara acara dan kalian juga harus bisa menyampaikan misi acara kalian secara ringkas dan tidak perlu bertele-tele. Cukup tuliskan kalimat sebanyak 300 kata, tapi dengan jumlah kata tersebut kalian sudah bisa menjelaskan secara rinci dan pihak sponsor dapat mengetahui maksud yang kalian ingin sampaikan kepada mereka.
Lanjutkan dengan Proposal yang Apik
Alat ampuh dalam mencari sponsor selanjutnya adalah dengan menggunakan strategi proposal yang apik. Jadi kalian sebagai pihak penyelenggara acara harus mampu membuat sebuah proposal yang baik dan mampu menarik perhatian pihak calon sponsor acara.
Sama seperti surat penawaran yang disampaikan di atas. Aturan utama dalam membuat sebuah proposal adalah dengan memberikan informasi secara singkat, padat, tidak terlalu banyak halaman, dan sederhana. Kalian harus bisa menjelaskan acara dengan baik dan apa yang bisa didapatkan calon sponsor dengan kalimat yang lugas dan langsung ke tujuan. Jangan pernah membuat proposal dengan kalimat yang bertele-tele dan berisi kata-kata yang tidak efisien dan pengulangan kata yang tidak ada manfaatnya.
Baca Juga: Tujuan Sponsorship, Mulai dari Citra Perusahaan Hingga Mendorong Penjualan
Setelah membuat isi proposal yang baik dan jelas tanpa bertele-tele, maka kalian lanjutkan dengan tampilan proposal yang menarik untuk dilihat dan dibaca oleh pihak sponsor. Berikan desain yang menarik, sehingga pihak perusahaan yang kalian bidik merasa tertarik untuk melihat proposal yang kalian buat.
Mengapa tampilan proposal diperlukan? Hal ini dikarenakan dengan tampilan proposal yang menarik, kemungkinan pihak perusahaan membaca proposal kalian menjadi lebih besar dibandingkan proposal yang tidak memiliki desain yang menarik dan terkesan tanpa persiapan sama sekali.
Lakukan Follow Up
Kalian pihak penyelengara acara harus agresif dalam menindak lanjuti proposal yang telah disebar ke berbagai perusahaan sponsor. Jangan pernah memutuskan untuk hanya menunggu kabar dari pihak perusahaan sebab hal ini akan sangat kecil sekali kemungkinannya. Sebab, suatu perusahaan pasti akan mendapatkan banyak sekali proposal dalam satu harinya dan mereka tidak hanya melihat satu proposal yang kalian ajukan.
Bukan cuma itu saja melakukan follow up atas proposal yang kalian ajukan akan mengurangi resiko seperti pihak perusahaan yang lupa menghubungi kalian atau kemungkinan proposal kalian yang belum terbaca sama sekali karena masih tertinggal di meja resepsionis.
Jadi agar kalian mudah melakukan follow up atas proposal yang diajukan ke perusahaan. Setelah kalian memberikan proposal, jangan lupa meminta kontak yang bisa dihubungi. Lebih Baik lagi jika kalian telah mengantongi kontak perusahaan tanpa harus meminta dengan pihak resepsionis perusahaan.
Baca Juga: Pengen Bikin Event? Kenali Jenis-jenis Sponsorship untuk Mendukung Acaramu
Jangan pernah percaya janji perusahaan yang akan menghubungi kalian jka mereka tertarik. Melakukan follow up merupakan langkah yang lebih baik dibandingkan harus menunggu lama tanpa kepastian.
Waktunya Mempresentasikan Proposal Kalian
Setelah itu, langkah yang perlu kalian lakukan untuk mendapatkan sponsor dalam event adalah dengan mulai mempresentasikan proposal yang telah kalian kirimkan. Ingatlah bahwa proposal yang ditolak merupakan hal yang biasa terjadi dalam pengajuan sponsorship. Jangan pikirkan proposal yang telah ditolak dan berfokuslah pada proposal yang mendapatkan sambutan baik oleh pihak perusahaan.
Pihak perusahaan biasanya ada yang tidak memerlukan presentasi dari kalian, tapi meskipun demikian kalian tetap harus mempersiapkan bahan presentasi jika nantinya diminta melakukan presentasi. Biasanya, pihak yang akan meminta melakukan presentasi adalah perusahaan besar yang akan mengeluarkan dana besar untuk mendukung berjalannya event yang kalian selenggarakan.
Mulailah mempersiapkan presentasi untuk nantinya kalian sampaikan jauh-jauh hari. Buat media presentasi kalian berupa slideshow yang menarik dan kuasailah materi acara yang nantinya akan kalian selenggarakan.
Kuasai Kemampuan Negosiasi
Saat kalian sedang mencari sponsor suatu acara dan kemudian ada pihak yang tertarik untuk bekerja sama pastikan kalian telah menguasai kemampuan negosiasi. Mengapa hal ini diperlukan? Sebab sebagai pihak penyelenggara acara sering kali permintaan kalian kepada pihak sponsor tidak disetujui sepenuhnya oleh mereka. Perusahaan pasti akan melakukan penawaran dengan tujuan mendapatkan timbal balik yang lebih besar atau memberikan dana sponsor yang lebih kecil.
Baca Juga: Cara Mendapatkan Media Partner yang Tepat untuk Diajak Kerja Sama
Saat inilah kemampuan negosiasi kalian akan diuji. Lakukanlah negosiasi dengan baik agar kalian sebagai pihak penyelenggara dan pihak sponsor dapat saling menguntungkan. Setelah kata sepakat muncul dan di antara dua belah pihak setuju dengan kesepakatan, maka langkah selanjutnya adalah dengan membuat surat kesepakatan di antara dua belah pihak.
Buatlah poin-poin kesepakatan yang telah disetujui bersama dan bubuhkan tanda tangan kedua belah pihak serta buatlah surat kesepakatan tersebut sebanyak dua rangkap. Satu berkas untuk kalian selaku penyelenggara acara dan satu berkas lagi untuk pihak sponsor acara yang mendukung acara kalian.
Laporan Pertanggungjawaban Perlu Kalian Buat
Setelah acara yang kalian adakan selesai dan pihak sponsor telah mendukung acara kalian dengan baik, jangan pernah melupakan untuk membuat surat pertanggungjawaban dan surat ucapan terima kasih kepada pihak sponsor. Hal ini merupakan cara untuk menjalin hubungan yang baik dengan pihak sponsor yang telah mendukung acara kalian hingga dapat berjalan dengan lancar. Hubungan yang baik dengan pihak sponsor tentu akan mempermudah kalian di masa depan, yaitu disaat kalian ingin kembali mendapatkan dukungan acara atau akan menyelenggarakan event lagi.
Itulah berbagai cara mencari sponsor dan berbagai tips yang bisa kalian terapkan untuk mendapatkan sponsor suatu acara. Meskipun terkesan merepotkan dan sulit dilakukan namun dalam kenyataannya tidaklah demikian. Hal ini dikarenakan saat kalian telah terbiasa menjadi panitia suatu acara dan mencari sponsor untuk suatu acara, langkah langkah di atas akan dengan mudah dilakukan.
Semoga cara mencari sponsor di atas dapat bermanfaat untuk kalian semua dan semoga sukses dengan acara yang diselenggarakan. (wa/ut)
