Home Tips Career 7 Cara Mengirim Lamaran Pekerjaan via Email Biar Kamu Diterima Bekerja

7 Cara Mengirim Lamaran Pekerjaan via Email Biar Kamu Diterima Bekerja

Tips cara langkah membuat mengirimkan lamaran pekerjaan melalui surat elektronik email
Ilustrasi | Foto: Unsplash.com/Krsto Jevtic

Highlight.ID – Mengirimkan pekerjaan melalui email menjadi pilihan bagi pelamar kerja karena dinilai sangat efisien. Mereka nggak perlu lagi repot-repot nge-print berkas lamaran yang berlembar-lembar jumlahnya. Selain itu dari segi biaya, melamar pekerjaan via surat elektronik (surel) tentu lebih hemat. Pelamar kerja juga tak perlu mengirimkan surat lamaran lewat pos atau kurir yang hanya akan menambah beban biaya. Dari segi waktu, tentu email lebih cepat terkirim daripada surat lewat pos.

Di sisi lain, lamaran pekerjaan yang dikirimkan lewat email juga membuat perusahaan dapat meningkatkan efisiensinya. Tidak perlu ada lagi berkas-berkas lamaran yang menumpuk di meja ataupun rak-rak dan bisa memenuhi ruangan. Biasanya, staff Human Resources Development (HRD) akan tetap mencetak lamaran pekerjaan namun hanya milik pelamar yang telah memenuhi kualifikasi dan mendapatkan panggilan kerja.

Kehadiran email yang bisa didapatkan secara gratis mempermudah aktivitas manusia dalam banyak hal termasuk urusan pekerjaan. Namun demikian, itu bukan berarti tidak ada kaidah-kaidah yang harus diikuti. Dalam mengirimkan lamaran pekerjaan melalui surel, kamu harus tetap memperhatikan beberapa aturan tidak tertulis agar kemungkinan diterima bekerja besar.

Langkah-langkah Melamar Pekerjaan Lewat Surat Elektronik

1. Perhatikan subjek email

Karyawan Departemen Sumber Daya Manusia (SDM) tiap hari menerima email lamaran pekerjaan yang jumlahnya bisa mencapai ratusan. Oleh sebab itu, jangan menambah ruwet pekerjaan mereka dengan subjek atau judul email yang tidak jelas. Tuliskan subjek email sesuai dengan format yang telah ditetapkan perusahaan.

Baca Juga: Seluk Beluk Tes Kerja di Perusahaan yang Perlu Kamu Ketahui

Apabila perusahaan tidak menentukan format judul email, maka kamu bisa menuliskan nama lengkapmu dan posisi pekerjaan yang diinginkan. Dengan demikian, maka karyawan HRD akan dapat mengidentifikasi email dengan cepat dan segera membuka email tersebut. Kalian juga bisa menambahkan keterangan tambahan di depannya supaya terlihat lebih menonjol. Format judul emai yang kami sarankan seperti ini misalnya: [Lamaran Pekerjaan] Anwar Fuad – Social Media Specialist.

2. Gunakan nama email yang benar

Ini mungkin terdengar sangat sepele, namun sering diabaikan oleh banyak pelamar kerja. Pada masa sekarang, orang dapat dengan mudah membuat email dengan nama yang tidak mencerminkan diri mereka sesungguhnya. Hal itu diperparah pula dengan banyaknya akun-akun email palsu yang beredar di internet. Tentunya, hal ini sangat mengkhawatirkan bagi perusahaan.

Karyawan HRD sangat menyukai pelamar yang mengirimkan lamarannya dengan menggunakan nama asli. Jangan sekali-kali mengirimkan lamaran pekerjaan dengan email yang menggunakan nama panggilan apalagi nama samaran. Karena hal itu hanya akan memperkecil kemungkinan kalian untuk dapat melewati seleksi administrasi.

Baca Juga: Bimbel CPNS Sebagai Persiapan Menghadapi Tes dan Seleksi CPNS

Tips cara langkah membuat mengirimkan lamaran pekerjaan melalui surat elektronik email
Ilustrasi | Foto: Unsplash.com/Glenn Carstens-Peters

3. Tulis body email dengan baik

Salah satu kesalahan yang paling sering dilakukan pelamar kerja adalah tidak menulis body email dengan baik. Lebih parah lagi, ada pula yang sama sekali tidak menuliskan apapun di body email. Padahal, tulisan yang tercantum di body email dapat memberikan kesan yang baik. Alhasil, karyawan HRD akan mempertimbangkan kamu untuk mengikuti tahapan selanjutnya.

Cara paling mudah untuk menulis body email yakni dengan merangkum surat lamaran kerja (application letter). Dapat dikatakan, tulisan body email merupakan intisari surat lamaran kerja yang disampaikan secara lebih singkat. Hal tersebut akan memberikan sedikit gambaran bagi staff HRD tentang maksud dan tujuan kamu mengirimkan email. Jika tidak mencantumkan tulisan di body email, maka lamaran yang kamu kirimkan bisa masuk ke kotak spam. Tentu hal itu tidak kamu inginkan, bukan?

4. Lampirkan berkas-berkas dengan teratur

Cara kalian dalam menuliskan email lamaran pekerjaan dan melampirkan berkas-berkas dapat mencerminkan kualitas pekerjaan. So, pastikan semuanya tersusun dengan rapi mulai dari surat lamaran pekerjaan hingga berkas-berkas pendukung. Pisahkan antara surat lamaran dan curriculum vitae (CV) maupun berkas-berkas. Jadi, dalam satu email akan ada beberapa file yang dilampirkan sekaligus.

Baca Juga: Ikut Interview Kerja, Yakin Lolos dengan Persiapan Utama Ini

Dengan begitu, maka karyawan HRD akan dapat lebih mudah melakukan skrining calon karyawan. Beberapa berkas yang mesti disusun terpisah di antaranya yakni surat lamaran pekerjaan, ijazah, sertifikat, kartu identitas, foto pribadi, surat pengalaman kerja, Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK), dan sebagainya.

5. Pilih format file yang tepat

Pemilihan format lampiran yang tepat dapat menentukan keberhasilan kamu melangkah ke tahap selanjutnya. Format paling tepat untuk lamaran pekerjaan menurut kami yakni Portable Document Format (PDF). Format PDF lebih aman dari format Microsoft Word karena dapat dengan mudah dibuka di sistem operasi manapun. Berbeda dengan lampiran berformat Microsoft Word versi terbaru yang mungkin tidak bisa dibuka di versi sebelumnya.

Para pelamar kerja umumnya belum memahami dengan baik proses pemilihan format ini. Apabila menulis lamaran pekerjaan di Microsoft Word, maka ada baiknya jika kalian mengubahnya menjadi format PDF. Sedangkan berkas-berkas lainnya seperti foto atau ijazah bisa berbentuk JPEG. Dengan demikian, maka setiap berkas yang dilampirkan akan dapat dibuka dan terbaca dengan baik.

Baca Juga: Mau Kerja Lebih Bebas? Begini Cara Menjadi Freelancer yang Sukses

6. Amati ukuran berkas

Apa yang terjadi jika kalian menerima berkas lampiran dengan ukuran besar? Tentu hal tersebut akan sangat merepotkan karena susah untuk mengunduhnya terutama ketika koneksi internet tidak mendukung. Apabila berhasil diunduh, file yang berukuran besar itu pastinya akan memenuhi hard disk. Itu adalah beberapa hal yang tidak diinginkan oleh HRD. Terlebih lagi, email milik karyawan HRD yang disediakan oleh perusahaan umumnya mempunyai batasan tertentu.

Oleh sebab itu, perhatikan ukuran berkas-berkas yang hendak diunggah ke email. Pastikan ukuran file kamu masih berkisar di ukuran kilobyte (kb) dan tidak mencapai megabyte (MB). Selain lebih ringan, ukuran berkas berukuran kecil akan lebih mudah diunduh dan dibuka. Apabila, ukuran berkas masih terlalu besar maka kalian bisa memperkecilnya terlebih dahulu dengan menggunakan perangkat lunak yang ada.

7. Pastikan semua berkas telah lengkap

Jangan terburu-buru untuk segera mengirim email apabila kalian belum memastikan kelengkapan berkas-berkas. Ingat setiap persyaratan yang telah ditetapkan perusahaan, apakah semuanya sudah terpenuhi? Jika belum, maka kalian masih memiliki waktu untuk cepat-cepat melengkapinya. Selain itu, perhatikan juga tulisan alamat email perusahaan, apakah sudah benar?

Apabila sudah benar-benar yakin bahwa semua berkas telah lengkap, maka itulah saatnya yang tepat untuk memencet tombol “Kirim” di email kalian. Ini adalah langkah terakhir yang dapat kamu lakukan ketika mengirimkan lamaran pekerjaan lewat email. Selanjutnya, kalian dapat mengulangi lagi langkah-langkah yang telah kami jelaskan untuk mengirimkan lamaran pekerjaan selanjutnya.