Highlight.ID – Sejak merebaknya wabah Covid-19, aktivitas konferensi video semakin ngetren seiring dengan diberlakukannya work from home (WFH). Bagi sebagian pekerja kantoran, bekerja dari rumah dengan memanfaatkan teknologi konferensi video menjadi suatu hal yang baru. Sementara sebagian lainnya terutama para pekerja lepas (freelancer) atau pebisnis, WFH adalah kegiatan yang lazim dilakukan.
Aktivitas konferensi video yang melibatkan beberapa orang sangat terbantu dengan adanya aplikasi mobile. Beberapa aplikasi konferensi video yang paling populer di antaranya yakni Microsoft Teams, Zoom, Google Hangouts Meet, Slack, GoToMeeting, dan lainnya. Setiap aplikasi memiliki fitur-fitur yang memudahkan aktivitas meeting secara virtual.
Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan ketika melakukan konferensi video. Salah satunya yakni menghindari distraksi seperti smartphone untuk sementara waktu misalnya. Hal ini penting agar konferensi video dapat berjalan lancar tanpa gangguan apapun. Selain itu, pastikan bahwa kamu juga mempunyai koneksi internet yang stabil. Selengkapnya, baca artikel ini hingga selesai.
Cara-cara Melakukan Konferensi Video
1. Mengikuti jadwal dengan tepat
Penyelenggara rapat seperti pihak perusahaan misalnya tentu memiliki agenda yang meliputi tanggal dan waktu. Mereka biasanya akan membagikan sebuah link atau ID tertentu agar peserta bisa mengikuti rapat virtual.
Agar tidak tertinggal, ada baiknya kamu sudah stand by dengan smartphone atau laptop beberapa menit sebelum acara dimulai. Biasanya, penyelenggara juga menyediakan semacam form registrasi untuk mendata siapa saja yang mengikuti rapat.
Baca Juga: Aktivitas Public Relations yang Dapat Meningkatkan Citra Perusahaan
2. Menentukan jenis aplikasi
Agar dapat mengikuti konferensi video, kamu harus mempunyai semacam aplikasi yang telah diunduh di smartphone maupun laptop. Penyelenggara rapat biasanya telah menentukan jenis aplikasi untuk mengikuti konferensi video.
Oleh karena itu, alangkah baiknya jika kamu memiliki beberapa aplikasi sekaligus yang dipasang di hape kamu seperti Zoom, Microsoft Teams atau Google Hangouts Meet misalnya. Memang, memasang beberapa aplikasi konferensi video akan ‘memakan’ ruang memori. Tapi itu adalah tindakan yang bagus apabila kamu tidak ingin kesulitan ketika hendak mengikuti rapat virtual.
3. Berpakaian rapi
Meski mengikuti rapat virtual di rumah bukan berarti kamu bisa berpakaian seenaknya. Pastikan bahwa kamu mengenakan pakaian yang rapi agar terlihat profesional. Selain itu, kondisi wajah dan rambut juga harus diperhatikan. Jangan sampai muka kamu terlihat kusut seperti habis bangun tidur saat terlihat di kamera sementara kamu sendiri gak menyadarinya.
Baca Juga: Berita yang Bernilai, Apa Saja Kriterianya?
Tidak harus terlalu formal, pakaian yang kamu kenakan bisa berkesan casual namun tetap enak dipandang. Memang, kamu bisa menonaktifkan kamera agar tidak terlihat oleh peserta lainnya. Namun berpakaian rapi bisa menghindari hal-hal yang tak diinginkan seperti misalnya kamera yang masih menyala tanpa kamu sadari. Gak hanya itu, berpakaian sopan dan rapi juga dapat meningkatkan mood kamu juga, lho.
4. Hindari distraksi
Salah satu penghambat konferensi video yang paling sering ditemui yakni sulitnya peserta untuk berkonsentrasi karena adanya smartphone. Memang, smartphone sangat membantu kita dalam melakukan berbagai macam kegiatan. Namun, pada situasi yang sangat membutuhkan pehatian seperti konferensi video, alangkah baiknya kamu sisihkan smartphone kesayanganmu untuk sementara waktu.
Perhatian terhadap rapat merupakan salah satu tolok ukur etika peserta. Sungguh tidak elok jika kamu terlihat asyik dengan hape sementara peserta rapat lainnya sedang memperhatikan rapat. Selain itu, pastikan kamu berada di ruangan yang jauh dari gangguan untuk menghindari adanya distraksi.
5. Pastikan koneksi internet stabil
Kestabilan koneksi internet menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi kelancaran jalannya konferensi video. So, pastikan bahwa kamu sedang berada di tempat dengan kecepatan internet yang tinggi. Hal lainnya yang perlu diperhatikan yakni provider internet yang kamu pakai.
Ada kalanya, jaringan internet yang disediakan oleh provider tidak bagus pada saat atau tempat tertentu. Jika koneksi internet tidak bagus, maka video di layar mungkin akan putus-putus bahkan berhenti. Demikian juga dengan suaranya yang mungkin sulit atau tidak terdengar.
Baca Juga: Terapkan 7 Langkah Ini Agar Konferensi Pers Berjalan Sukses
6. Kenali fitur-fitur aplikasi
Untuk menunjang kelancaran konferensi video, aplikasi telah menyediakan berbagai macam fitur yang bisa kita gunakan. Pastikan bahwa kamu telah mempelajari terlebih dulu fitur-fitur setiap aplikasi. Meskipun fungsinya sama saja, namun setiap aplikasi memiliki tampilan dan fitur yang berbeda antara satu dengan lainnya.
Kamu juga harus tahu bagaimana langkah pertama mengikuti konferensi video. Penyelenggara akan membagikan link kepada para peserta sehingga mereka bisa mengikuti rapat. Setelah masuk dalam rapat, kamu bisa memiliki opsi untuk mengaktifkan atau menonaktifkan fitur microphone dan video. Fasilitas lainnya yang juga penting yakni daftar peserta rapat dan chat. Jika ingin berbicara, maka pastikan bahwa perangkat seperti microphone dan speaker berfungsi dengan baik.
7. Tidak memotong pembicaraan
Salah satu etika berbicara yakni tidak memotong pembicaraan orang lain. Hal ini penting dilakukan agar situasi rapat berjalan dengan kondusif dan terarah serta tidak terjebak pada debat yang sengit. Dalam rapat, pasti ada yang namanya moderator yang akan memberikan kesempatan kepada setiap peserta untuk berbicara.
Jadi, berikan dulu kesempatan kepada orang lain hingga mereka selesai berbicara. Ada gilirannya, kamu akan berbicara dan mengemukan pendapat setelah moderator mempersilakan. Satu hal lagi, tidak memotong pembicaraan menunjukkan bahwa kamu memiliki rasa hormat terhadap orang lain.
Baca Juga: 19 Barang Elektronik yang Memudahkan Aktivitasmu di Rumah
8. Menyimak dengan baik
Perhatian seseorang terhadap rapat bisa terlihat dari bagaimana bahasa tubuh kamu. Oleh karena itu, pastikan bahwa kamu menunjukkan gestur tubuh yang tegap saat mengikuti meeting. Jangan sampai kamu terlihat bertopang dagu atau menunjukkan ekspresi yang masam.
Jika itu terjadi, maka orang lain akan menganggap bahwa kamu tidak serius mengikuti rapat. Selain itu, hindari gerakan tangan yang tidak perlu seperti memegang wajah atau rambut misalnya. Bagi sebagian orang, ini mungkin akan terasa melelahkan tapi setidaknya hanya berlangsung sementara waktu.
9. Memberikan umpan balik
Seringkali, konferensi video melibatkan banyak orang sehingga penyelenggara akan kesulitan untuk mendapatkan umpan balik dari semua peserta rapat. Oleh sebab itu, para peserta meeting disarankan untuk memberikan pertanyaan atau argumentasi pada saat konferensi video sedang berjalan.
Peserta juga masih mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik lewat e-mail atau kontak WhatsApp apabila rapat virtual telah selesai. Umpan balik ini penting disampaikan untuk memastikan bahwa setiap peserta memahami materi-materi yang telah dibahas.
