Highlight.ID – Keputusan penting yang harus diambil saat mengadakan acara adalah memilih tempat yang tepat. Apa pun jenis acara yang kamu selenggarakan, tempat tersebut memberikan pengalaman unik bagi para tamu. Oleh karena itu, kamu harus mempertimbangkan jumlah tamu, jenis acara, dan anggaran.
Memilih tempat yang tepat membutuhkan sejumlah pertimbangan khusus. Namun pekerjaanmu akan lebih mudah jika kamu sudah mengetahui dengan jelas beberapa aspek di atas. Selain itu, kamu harus mengetahui informasi acara penting seperti tanggal acara.
Harap dicatat, kamu harus memilih tempat terlebih dahulu setidaknya 6 bulan sebelum acara diadakan. Ini untuk memastikan bahwa belum ada orang lain yang memesan tempat tersebut. Selain itu, kamu memiliki waktu yang cukup untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Ini jelas jauh lebih baik daripada memilih tempat secara mendadak.
Terlebih lagi, kamu memiliki kesempatan untuk memasarkan acaramu sehingga banyak orang yang menghadiri acara. Untuk mendapatkan venue yang tepat, kamu perlu menuliskan beberapa hal yang diharapkan.
1. Fasilitas & layanan
Setiap tempat menawarkan berbagai fasilitas dan layanan. Jadi, pastikan kamu menemukan informasi yang cukup cermat tentang tempat tersebut. Kamu dapat pergi ke situs web mereka dan melihat apa yang mereka tawarkan. Penting juga bagimu untuk bertanya langsung kepada pengelola venue tentang layanan dan fasilitas yang tersedia.
Satu hal yang perlu diketahui, apakah mereka memiliki dapur dan layanan katering atau tidak. Beberapa tempat menyediakannya tetapi yang lain mungkin hanya menyediakan ruang. Seringkali, kamu dapat menghemat lebih banyak waktu dan uang jika tempat tersebut menawarkan layanan katering. Pilihan lainnya, kamu bisa membawa vendor catering sendiri ke tempat tersebut.
Baca Juga:
10 Jenis Corporate Events yang Diselenggarakan oleh Perusahaan
Fasilitas lain yang perlu diperhatikan adalah kursi, meja, taplak meja, dan lain-lain yang menunjang acara. Jika tempat tersebut tidak menyediakannya, maka kamu harus mendatangkannya dari pihak lain. Jangan lupa juga untuk menyebutkan ketersediaan peralatan audio visual karena ini penting untuk menambah kemeriahan acara.
2. Lokasi
Tentunya, siapa pun ingin datang ke tempat yang mudah diakses. Lokasi venue yang jauh dari pemukiman penduduk dan fasilitas umum membuat orang enggan datang ke acara. Sementara di sisi lain, venue yang berlokasi di pusat kota mungkin terlalu mahal.
Umumnya, lokasi venue tergantung pada jenis acara dan tamu yang akan hadir. Jika kamu mengundang tamu dari luar kota atau bahkan luar negeri, pastikan tempat tersebut tidak jauh dari bandara atau stasiun kereta. Ada kemungkinan tamu perlu mencari penginapan sehingga tempat yang dekat dengan hotel masuk akal.
3. Suasana ruangan
Setiap tempat memberikan suasana yang berbeda. Jadi, kamu perlu memiliki gambaran yang jelas tentang suasana acara yang diharapkan. Ada baiknya, venue yang dipilih berkaitan dengan konsep dan jenis acaramu.
Seringkali, ruang saja tidak cukup. Jadi mungkin kamu harus mendekorasi tempat tersebut untuk menciptakan suasana yang unik dan berkesan. Untuk acara terbuka seperti pameran dagang atau konser musik, kamu perlu mendesain pintu gerbang pameran semenarik mungkin sebagai bagian dari branding acara.
4. Tata letak
Kegiatan apa pun yang disertakan dalam acara tersebut dapat memengaruhi tata letak ruangan secara keseluruhan. Jika kamu menghadirkan narasumber atau bintang tamu yang akan tampil di depan umum, maka panggung mutlak diperlukan.
Perencanaan tata letak mungkin menjadi lebih rumit ketika kamu menyewa ruangan besar dan mencakup banyak aktivitas. kamu perlu mempertimbangkan pengaturan meja dan kursi, signage dan panggung serta penempatan peralatan audio visual. Untuk mendapatkan gambaran tata letak yang lebih jelas, kamu perlu memiliki denah dan tur keliling venue.
Pada dasarnya, tata letak juga ditentukan oleh arus lalu lintas melalui acaramu. Ada beberapa area di mana lalu lintas cenderung padat termasuk area loket, pendaftaran, pintu masuk dan keluar. Pastikan pengunjung tidak ramai di area tersebut karena akan mengurangi kenyamanan mereka.
5. Biaya
Pemilihan tempat pada akhirnya akan bergantung pada anggaran yang dimiliki. Jika kamu bekerja untuk klien, maka tanyakan kepada mereka berapa anggaran yang mereka alokasikan untuk menyewa tempat tersebut. Semakin banyak fasilitas tempat yang kamu harapkan, semakin tinggi harga tempat tersebut.
Sebelum mengambil keputusan, kamu perlu membuat daftar tempat dan harga yang mereka tawarkan. kamu bisa membandingkan antara satu tempat dengan tempat lainnya untuk menemukan pilihan yang paling tepat.